CRM Solea Motors — Manuel d'utilisation

1. Se connecter

L'application est accessible à l'adresse crm.solea-motors.fr. En production, la connexion se fait uniquement avec un compte Office 365 : bouton « Se connecter avec Office 365 ». L'adresse e-mail du compte Microsoft doit être la même que celle enregistrée sur votre fiche utilisateur dans le CRM.

Sur l'environnement de test (adresse commençant par test--), la connexion se fait uniquement par e-mail et mot de passe (Office 365 n'y est pas proposé) ; les mots de passe provisoires sont remis par un administrateur (voir Administration).

Environnement de test

L'adresse test--crmsolea.netlify.app est un environnement d'essai avec sa propre base de données, distincte de la production : tout ce qui y est créé, modifié ou supprimé n'a aucun effet sur crm.solea-motors.fr. Il repart d'une copie de la production (stock, livre de police, utilisateurs, paramètres) faite le 15 septembre 2026 ; les comptes y sont les mêmes, avec un mot de passe provisoire remis par l'administrateur (connexion par e-mail et mot de passe uniquement). Le stock de test se synchronise depuis le site vitrine comme en production, mais rien n'est publié ni modifié sur le site depuis cet environnement (le bouton Publier sur le site répond « Publication désactivée sur l'environnement de test »). Aide › À propos indique l'environnement en cours.

Pour se déconnecter : menu en bas de la barre latérale (votre nom) → Se déconnecter.

Notifications sur téléphone et PC

Menu en bas de la barre latérale (votre nom) → 🔔 Activer les notifications. Une fois acceptées, les nouveaux leads (manuel, formulaire, chatbot) et les appels relayés depuis un PC arrivent sous forme de notification même si le CRM est fermé ou l'écran verrouillé ; toucher la notification ouvre la fiche. L'activation se fait sur chaque appareil. Sur iPhone, l'application doit être installée sur l'écran d'accueil (voir ci-dessous) et ouverte depuis son icône ; sur Android et PC, le navigateur suffit. Le même menu permet de désactiver.

Installer en application (téléphone ou PC)

Depuis n'importe quel navigateur, le CRM propose son installation : bouton ⬇ Installer l'application sur l'écran de connexion, bandeau en bas de l'écran une fois connecté (« Plus tard » le masque), ou menu utilisateur (votre nom, en bas de la barre latérale). Sur Chrome et Edge (PC, Android), l'installation se fait en un clic ; sur iPhone et iPad, le bouton rappelle la marche à suivre : Partager → « Sur l'écran d'accueil ». Une fois installée, l'application s'ouvre en plein écran avec l'icône Solea et reçoit les notifications.

L'application peut être ajoutée à l'écran d'accueil avec le logo Solea Motors et s'ouvre alors en plein écran, comme une application :

• iPhone / iPad (Safari) : bouton Partager ⎙ → Sur l'écran d'accueil → Ajouter.
• Android (Chrome) : menu ⋮ → Ajouter à l'écran d'accueil (ou Installer l'application).

2. Navigation et profils d'accès

La barre latérale donne accès aux modules : Tableau de bord, Projet, Propositions commerciales, Factures, Données (Clients, Véhicules, Articles), Conciergerie, Livre de police, Administration, Paramètres, Aide. Sur mobile, le menu s'ouvre par le bouton en haut à gauche.

L'adresse de la page reflète l'écran affiché (par exemple …/#projet ou …/#devis/…) : un rafraîchissement (F5) rouvre le même écran, et l'adresse peut être copiée pour partager un lien direct vers une fiche.

Chaque utilisateur a un profil qui détermine les modules visibles :

Ces trois profils sont ceux livrés au départ ; l'administrateur peut en créer d'autres (Administration → Profils disponibles → + Nouveau profil : nom, description, modules cochés), les renommer, modifier leurs droits et supprimer un profil qui n'est attribué à personne. Seul Administrateur est fixe. Les droits se règlent aussi dans Administration → Accès par profil. Chaque module s’y coche sur deux cases, Voir et Modifier : un profil peut donc consulter un écran sans pouvoir y intervenir.

3. Tableau de bord

À la connexion, l'écran d'accueil ne montre que quatre tuiles, dans l'esprit de l'accueil du site : Négoce (vente de véhicules, illustrée par un véhicule en stock tiré au sort à chaque retour à l'accueil) et Conciergerie ouvrent le tableau de bord de l'activité choisie, Comptabilité ouvre les factures et Livre de police le registre (les tuiles des modules non autorisés n'apparaissent pas). Le logo Solea, en haut du menu, ramène à l'accueil.

Le tableau de bord est propre à une activité — Négoce ou Conciergerie, choisie par la tuile ou par les deux pastilles sous le titre : les projets comptés (leads actifs, taux de qualification, pipeline) sont ceux de cette activité seulement (un projet est « conciergerie » quand son objet est la conciergerie ou qu'il porte une durée de gardiennage, « négoce » sinon). L'encart Véhicules n'apparaît qu'en négoce. Entre le pipeline et l'activité récente, un encart propre à l'activité résume l'essentiel : Véhicules vendus en négoce (total, ce mois-ci, cette année, montant des ventes de l'année ; clic → onglet Vendus), Contrats en cours en conciergerie (nombre, revenu mensuel, contrats arrivant à échéance sous 30 jours, terminés ; clic → Conciergerie).

Vue d'ensemble de l'activité : projets en cours (ni clos ni perdus — la tuile ouvre la liste sur ce filtre), taux de qualification, propositions en cours (→ propositions envoyées), chiffre d'affaires facturé (→ factures acquittées), pipeline de projet (camembert de la répartition par étape, nombre total de projets non perdus au centre — Nouveau : lead capté par le formulaire, le chatbot ou saisi, pas encore contacté ; Contacté : client effectivement joint, donc projet qualifié ; Validé : facture de vente émise ; Client : projet gagné. Le taux de qualification est la part des projets contactés parmi les projets en cours ; le score Chaud / Tiède / Froid est une température indépendante de l'étape), activité récente (les 4 dernières actions visibles, la liste défile pour remonter jusqu'aux 40 dernières) et encart Véhicules (onglets En stock / Vendus / Restitués avec compteurs, les six véhicules les plus récents de l'onglet avec photo (agrandie au survol, visionneuse au clic), année, kilométrage, statut et prix ; un clic ouvre la fiche, Voir tous les véhicules ouvre la liste sur le même onglet). Chaque encart se masque dans Personnaliser ma vue.

• Cliquer sur la tuile Leads actifs, sur une part du camembert ou sur une ligne de sa légende ouvre la liste Projet, filtrée sur l'étape (la part de l'étape filtrée reste pleine, les autres s'estompent).
• L'activité récente est cliquable : elle ouvre la proposition commerciale, le lead ou la facture concerné.
• Personnaliser ma vue permet de masquer les tuiles ou sections inutiles pour vous.
• Un badge rouge sur « Leads actifs » indique le nombre de leads non encore consultés (voir Notifications).

4. Projet (leads)

Le module Projet suit chaque prospect de la prise de contact à la vente. Les leads arrivent automatiquement du site (formulaire, chatbot) ou sont saisis à la main (+ Ajouter un projet).

Liste

• La fiche est élargie et en onglets : Qualification (critères et détail du score), Reprise et Suivi (conversation du chatbot, journal, historique). La note de suivi et la rangée d’actions restent visibles quel que soit l’onglet : elles répondent à « où en est-on » et « que fait-on ». La fenêtre passe de 900 à 1180 pixels (680 sans véhicule), ce qui élargit la colonne de lecture d’environ moitié.
• Filtres : Tous, Formulaire, Chatbot (source) ; Chaud, Tiède, Froid (température calculée par le scoring).
• Un lead non encore consulté porte la mention Nouveau devant son nom, sur fond ambre clair ; ouvrir la fiche le marque comme consulté. Leur nombre est rappelé par une pastille rouge sur Projet dans le menu, visible depuis n’importe quel écran.
• Bouton Perdu en fin de ligne : déclare l'affaire perdue en indiquant le motif (prix, acheté ailleurs, financement refusé, projet abandonné, véhicule indisponible, sans réponse, autre) et une précision libre. Le projet passe au statut « Perdu », sort des leads actifs du tableau de bord, et le motif alimente les statistiques affichées sous le titre de la vue (nombre d'affaires perdues par motif). Filtre « Perdu » pour les retrouver.
• Chaque ligne indique le score sur 100 et sa température.

Fiche du lead

• Véhicule du stock : quand le véhicule d'intérêt est un véhicule du stock, la fiche projet s'élargit et affiche à droite sa photo principale (clic pour agrandir, galerie complète), son intitulé, sa référence, ses caractéristiques, son prix, les badges Vendu / Dépôt-vente, un bouton Fiche véhicule et le lien vers l'annonce.
• Véhicule d'intérêt : tapez librement une marque et un modèle (véhicule hors stock, à rechercher), ou ouvrez la liste du stock avec le bouton ▾ : les véhicules y sont classés par ordre alphabétique, la liste se filtre au fil de la saisie et la photo principale du véhicule survolé s'affiche à droite ; cliquer une ligne remplit le champ. Un badge indique En stock : … quand le texte correspond à un véhicule du stock (même écrit différemment), ou À rechercher pour un modèle à trouver pour le client.
• Source, budget, horizon d'achat, coordonnées : modifiables directement.
• Score et détail : chaque critère de la grille de scoring apparaît avec ses points (un malus s'affiche en rouge). La recommandation proposée peut être réécrite.
• Créer une proposition : ouvre une proposition commerciale prérempli (prix du véhicule s'il est en stock, sinon budget déclaré du client).
• Valider le projet (véhicule du stock, sous la photo) : le CRM demande le prix de vente convenu (prérempli avec le prix affiché), passe le projet en Validé et émet directement une facture de vente (sans proposition commerciale : régime de TVA du véhicule, reprise validée du client déduite le cas échéant, véhicule réservé jusqu'au règlement). La fiche rappelle la facture (numéro, reste à payer, bouton Voir la facture). Le projet quitte alors la liste « Tous » (filtre Clos, avec les projets gagnés). Quand la facture est réglée, le véhicule passe vendu et le projet passe Client (gagné). Le parcours par proposition commerciale reste possible (Créer une proposition, puis facturation de la proposition commerciale).
• Marquer comme contacté et Suivi : journal horodaté des actions.
• Projet clos ou perdu : dès qu'un projet est validé, gagné, que sa reprise est réglée ou qu'il est perdu, sa fiche passe en lecture seule — plus aucun bouton d'action (propositions commerciales, contact, vente, validation, reprise) ni champ modifiable ; un encart rappelle la raison, l'historique (« Suivi ») et les liens (facture, fiche véhicule, annonce) restent consultables.

Reprise d'un véhicule

Un projet peut porter sur une reprise seule, sans achat d'un véhicule Solea : le véhicule d'intérêt reste alors vide. Dès que la case reprise est cochée, si le client est déjà connu et possède des véhicules dans sa fiche, une liste Véhicule du client les propose : en choisir un préremplit la reprise (marque, modèle, année, kilométrage, carburant, couleur, immatriculation) et joint ses photos ; la saisie libre reste possible.

Si le client propose son véhicule actuel en reprise, cochez Reprise d'un véhicule lors de la création du projet (ou, sur une fiche existante, + Déclarer une reprise) et renseignez le véhicule : marque et modèle, année, kilométrage, carburant, couleur, immatriculation, valeur de reprise envisagée, notes et photos (prise de vue ou photothèque sur téléphone).

• La reprise reste Proposée sur la fiche du projet : elle se modifie, on peut y ajouter des photos, et elle n'entre pas au stock tant qu'elle n'est pas validée.
• Valider la reprise → entrée au stock : le véhicule est créé dans Véhicules (hors vitrine, avec ses photos, la valeur de reprise comme prix d'achat) et son entrée « Achat » est créée au livre de police avec le client comme cédant — il reste à compléter le VIN, la pièce d'identité et le mode de règlement avant verrouillage.
• Fiche de la reprise : Modifier sur la carte de la reprise (ou + Déclarer une reprise) ouvre la même fiche véhicule que Données › Véhicules — en-tête (marque et modèle, année, kilométrage, carburant, catégorie, valeur de reprise envisagée, vignette), descriptif, onglets Informations générales, Équipements et options, Identification (couleur, immatriculation, VIN, notes de reprise) et Photos. Tout ce qui y est saisi est repris tel quel sur le véhicule créé au stock à la validation.
• Valeur de reprise : saisie dans le formulaire (Nouveau projet ou fiche de la reprise) ou directement sur la carte de la reprise de la fiche projet (le champ s'enregistre quand on le quitte). À la validation, le CRM demande la valeur convenue (préremplie avec la valeur envisagée) et refuse de valider sans valeur : c'est elle qui devient le prix d'achat du véhicule au stock, le prix de l'entrée au livre de police et le montant de la facture de reprise.
• Projet de reprise seule (sans véhicule d'intérêt) : la fiche ne propose pas « Créer une proposition » mais Valider la reprise, une seule fois, sous la photo du véhicule, avec Refuser la reprise juste en dessous, sans « Marquer comme contacté » ; la carte de la reprise garde Modifier et Supprimer. La colonne du véhicule indique la valeur souhaitée par le client tant que la reprise est proposée, puis la valeur de reprise convenue une fois validée (la valeur souhaitée reste dans l'historique du projet si elle diffère). Le projet est clos (statut Client) dès que la facture de reprise est réglée au client (règlement saisi ou compensation) : il disparaît de la liste « Tous » et reste consultable avec le filtre Clos (tous les projets gagnés), depuis la fiche du client, et par sa facture de reprise.
• Facture de reprise : la validation émet aussitôt une facture RPR-AAAA-nnn de type Reprise au nom du client (montant = valeur de reprise, TVA non applicable — achat à un particulier, régime de la marge). Elle apparaît dans Factures, et la carte de la reprise sur la fiche projet la rappelle avec son état (à régler au client, réglée au client ou réglée par compensation) et un bouton Voir la facture.
• Achat + reprise : si le client achète un véhicule Solea, la valeur de reprise est déduite de sa facture de vente (le montant TTC devient le net à payer, le PDF détaille « Reprise de votre véhicule » puis « Net à payer ») et la facture de reprise est soldée par un règlement Compensation. Cela se fait automatiquement dans les deux sens : reprise validée alors qu'une facture de vente non réglée existe déjà, ou proposition facturée alors qu'une reprise validée n'a pas encore été imputée. Une reprise déjà réglée au client n'est jamais déduite.
• Refuser demande un motif (valeur trop élevée, état du véhicule, hors cible, kilométrage/historique, client a renoncé, autre + précision), conservé sur la fiche. Supprimer (mot SUPPRIMER) retire la reprise et ses photos, tant qu'elle n'est pas entrée au stock. Chaque étape est tracée dans le journal de suivi du projet.
• Projets venus du site : sous le nom du prospect, des étiquettes indiquent l'objet de la demande (achat, dépôt-vente, conciergerie, recherche…), l'origine (chatbot ou formulaire de contact), l'interlocuteur du chatbot, la langue de la conversation si elle n'est pas le français, et le délai ou la durée souhaités. Le message du formulaire de contact apparaît en tête de la fiche, traduit automatiquement en français s'il a été écrit dans une autre langue (texte original conservé dessous), et au survol de la ligne du projet dans la liste (icône ✉) ; le journal de suivi en garde aussi la trace.
• Depuis le site : lors d'un projet d'achat, le chatbot de solea-motors.fr demande au visiteur s'il a un véhicule à reprendre et recueille marque, modèle, finition, année, kilométrage, couleur, valeur souhaitée et, s'il le veut, des photos (bouton 📎). La reprise arrive dans le CRM rattachée au projet créé, statut Proposée, avec la mention « Déclarée par le chatbot du site ».

5. Notifications de nouveaux leads

Dès qu'un lead arrive du site, l'application ouverte affiche un bandeau en haut à droite, joue un son et envoie une notification Windows/macOS (si vous avez accepté les notifications du navigateur à la première demande).

• Cliquer sur le bandeau ou sur la notification ouvre la fiche du lead dans Projet.
• Une pastille rouge dans le menu compte ce qui n’a pas encore été ouvert : sur Projet les leads, sur Propositions commerciales les propositions signées par le client. Elle est visible depuis n’importe quel écran et retombe à l’ouverture de la fiche.
• Le titre de l'onglet du navigateur affiche le total en attente, leads et propositions confondus.
• Ce compteur est propre au navigateur et à l’adresse utilisée (production ou préversion) : il n’est pas partagé entre les postes.

6. Propositions commerciales

Une proposition commerciale se crée depuis un lead (Créer une proposition) ou depuis le module Propositions commerciales (+ Nouvelle proposition commerciale, avec possibilité de créer le client au passage).

• Annuler une vente : sur une proposition acceptée et facturée, le bouton ↩ Annuler la vente établit un avoir sur la facture (voir Avoirs). La proposition est alors marquée Annulé et conservée au dossier : elle n’est jamais supprimée, la facture et l’avoir y renvoient.
• Doublon signalé : si le client et le véhicule choisis portent déjà une proposition, ou si ce véhicule est déjà réservé par une facture du même client, un encadré ambre apparaît sous le sélecteur : il nomme la ou les propositions existantes avec leur statut, et la facture qui a réservé le véhicule. Rien n’est bloqué — une vente peut tomber et une nouvelle proposition être légitime — mais on ne crée plus un doublon sans le savoir. Un véhicule réservé pour un autre client ne déclenche pas l’avertissement.
• Une proposition signée par le client et pas encore ouverte porte la mention Signée sur fond ambre, et une pastille rouge l’annonce sur Propositions commerciales dans le menu. L’ouvrir fait retomber le compteur.
• Contenu : client, véhicule, prix de base, lignes d'options ou d'articles (+ Ajouter une ligne d'article, choisis dans le catalogue Articles, saisis librement, ou créés à la volée avec « Nouvel article » : nom, catégorie, prix de vente HT, TVA, prix d'achat facultatif — l'article rejoint le catalogue avec un code ART-… automatique et la ligne est ajoutée à la proposition commerciale), remise commerciale en % (même bouton, choix « Remise commerciale (%) » : libellé libre et pourcentage, appliqué sur le total HT de toutes les lignes ; une seule remise par proposition, retirable d'une croix).
• Statuts : Brouillon → Envoyé (Envoyer au client) → Accepté ou Refusé (avec motif, utile pour le suivi de la concurrence).
• Envoyer au client : envoie immédiatement la proposition par e-mail à l'adresse de la fiche client (objet, texte standard, PDF joint — même présentation que la facture, date de validité à 30 jours, cadre « Bon pour accord » à signer) ; l'envoi part par Brevo, la proposition passe Envoyée et l'envoi est inscrit dans le journal ; un message furtif confirme l'envoi. Si le client n'a pas d'adresse e-mail, une fenêtre s'ouvre pour la saisir. Le bouton devient Renvoyer au client et reste utilisable à volonté. Aperçu affiche le PDF.
• Le document envoyé est figé : au moment de l’envoi, le PDF est archivé tel quel ; c’est lui que la page d’acceptation affiche et que le client signe — la pièce qu’il a reçue fait foi, elle ne change jamais dans son dos. Conséquence : une proposition envoyée avant une évolution du document (conditions générales, mise en page) garde l’ancienne version. Pour qu’elle reprenne la nouvelle, la renvoyer au client : le PDF est régénéré et réarchivé, et le lien de signature reste le même.
• Signer, ou déposer une image de sa signature : le client trace sa signature dans le cadre du document, ou clique « déposez une image de votre signature », proposé juste sous le cadre et choisit une photo ou un scan (tous formats, y compris HEIC d’iPhone). L’image est nettoyée automatiquement — fond du papier retiré même s’il est gris ou mal éclairé, tracé clair sur fond sombre redressé, cadrage et centrage — puis posée dans le cadre, où elle se corrige avec « Effacer ». Une image sans tracé lisible est refusée avec un message, et la signature à main levée reste disponible. C’est le traitement qui sert déjà aux signatures des utilisateurs dans Administration.
• Barre de validation toujours visible : sur la page d’acceptation, le nom, la case « Bon pour accord » et le bouton Accepter et signer restent collés en bas de l’écran pendant tout le défilement du document. Le client qui vient de signer dans le cadre n’a plus à dérouler les conditions générales pour trouver le bouton. Un repère à côté du bouton indique où en est la signature (« Signez dans le document », puis « ✓ Signature enregistrée ») et y ramène d’un clic ; valider sans avoir signé fait remonter au cadre au lieu d’afficher un message hors de vue.
• Conditions générales de vente : le PDF d’une proposition commerciale se termine par les conditions générales de vente de Solea Motors (deux pages, deux colonnes) — les treize articles (commande, livraison, contrôle technique, garantie, médiation, données personnelles…), les extraits du Code de la consommation sur le crédit affecté et le droit de rétractation, et la clause de réserve de propriété. Elles sont donc sous les yeux du client au moment où il signe, et font partie du document signé. Le texte vit dans un fichier à part (assets/cgv-vente.js) : le modifier ne touche à rien d’autre. Les conditions de la conciergerie sont un texte distinct, annexé aux contrats de gardiennage.
• Signature électronique : l'e-mail contient un lien personnel accepter.html?t=…. La page affiche le document lui-même (les pages du PDF envoyé) et le client signe directement dans le cadre « Bon pour accord » du document (au doigt, au stylet ou à la souris ; sur un petit écran, toucher le cadre ouvre une zone de signature agrandie, reportée ensuite dans le cadre). Sous le document, il vérifie son nom, coche « Bon pour accord » et valide : la proposition passe Acceptée dans le CRM, la signature (image, date et heure, adresse IP, nom) est conservée et reportée dans le cadre « Bon pour accord » du PDF, un e-mail de confirmation part au client et à Solea Motors. La fiche indique « en attente de signature » (bouton Copier le lien) puis l'acceptation signée ; les lignes ne sont plus modifiables après signature. Le lien vaut pendant la durée de validité (30 jours) ; un renvoi réutilise le même lien. Le PDF de confirmation reçu par le client est son exemplaire signé (PDF envoyé, signature posée dans le cadre « Bon pour accord » avec date, heure et nom) ; il est archivé et s'ouvre depuis la fiche par « Proposition signée ».
• Facturer transforme une proposition commerciale accepté en facture. Dupliquer repart d'une proposition commerciale existant : une fenêtre demande pour qui créer la copie (le même client, ou un autre client existant ou créé à la volée avec « + Nouveau client ») ; la copie est un brouillon. Supprimer efface la proposition commerciale après saisie du mot SUPPRIMER. Télécharger en PDF génère le document.

TVA

Les prix des lignes d'une proposition commerciale sont hors taxes. Le prix d'un véhicule, lui, est toujours TTC (fiche du stock, site, budget du client, prix saisi pour un véhicule hors stock) : le traitement dépend de la case TVA récupérable de la fiche véhicule : cochée (vente avec TVA apparente), le prix est converti en HT au taux par défaut et la TVA apparaît sur la proposition commerciale, le total TTC retrouvant le prix affiché ; non cochée (régime de la TVA sur marge, cas habituel d'un véhicule d'occasion racheté à un particulier), la proposition commerciale reprend le prix TTC directement, sans ligne de TVA sur le véhicule, avec la mention de l'article 297 A du CGI. Modifier la case dans la fiche met à jour les propositions commerciales encore en brouillon de ce véhicule (les propositions envoyées ne bougent pas). Le régime se change aussi dans la proposition commerciale (sélecteur à côté de « Véhicule (base) ») : le TTC du véhicule ne bouge pas, le HT est recalculé (rappel du TTC au survol du montant). Chaque ligne porte son taux de TVA : les articles pris au catalogue apportent le leur (modifiable), une ligne libre prend le taux par défaut, et le véhicule a son propre sélecteur de taux à côté de « Véhicule (base) » — choisir 0 % pour une vente exonérée ou soumise à la TVA sur marge. Le récapitulatif affiche le total HT, la remise (appliquée sur le HT), le net HT, la TVA détaillée par taux, puis le total TTC. À la facturation, la facture mémorise le montant HT, la TVA (détail par taux) et le TTC ; les factures antérieures à cette version n'ont qu'un montant TTC.

7. Factures

Nouveau (10/11/2026) : l’entrée du menu s’appelle désormais Comptabilité et se déplie en trois écrans — Factures, décrit ci-dessous et inchangé, Plan comptable (voir Plan comptable) et Export comptable (voir Export comptable). Le droit d’accès est le même pour les trois.

Les factures proviennent des propositions facturées (badge Vente · proposition, proposition liée dans la colonne Origine), de la validation d'un projet sans proposition commerciale (badge Facture directe, véhicule dans la colonne Origine, ligne « Origine : facture directe » dans la fiche, mention « Vente directe » sur le PDF) ou de la validation d'une reprise (type Reprise, voir Projet › Reprise d'un véhicule). Statuts : En attente (ou Réglée en partie quand un acompte a été reçu), En retard (échéance dépassée), Acquittée.

Factures de reprise

• Documents de vente : le certificat de cession et l’attestation de vente figurent désormais dans Documents (bouton 📄 de la fiche) au lieu d’être deux boutons de plus. Ils s’y ouvrent d’un clic et, nouveauté, s’envoient au client par e-mail. Le bloc de la fiche conserve les liens officiels (certificat de non-gage, Cerfa 15776) et le rappel de ce qu’il faut remettre à l’acquéreur. Le bouton Documents remis s’efface quand tout a été remis.
• Documents remis au client : sur une facture de vente acquittée, le bouton Documents remis ouvre la liste des pièces à remettre à la livraison (certificat d’immatriculation barré, certificat de cession, non-gage, facture acquittée, PV de livraison, contrôle technique, carnet, clés, double des clés, manuels). Vous cochez au fur et à mesure : la date se pose toute seule, une précision peut être ajoutée à chaque ligne, et le client peut signer. La liste se rouvre et se complète les jours suivants — elle ne s’empile pas, c’est la même. Le bouton indique ce qui reste à fournir, et le PDF le dit aussi : chaque ligne non remise porte « reste à fournir ».
• Référence des règlements : un paiement par le lien porte un identifiant technique de Stripe (cs_test_a1jH…). Il sert au rapprochement avec le tableau de bord Stripe et reste enregistré, mais il n’est plus affiché ni imprimé : il n’apprend rien au client et débordait sur le montant. Une référence que vous saisissez vous-même (n° de virement, de chèque) reste affichée, tronquée seulement si elle est démesurée.
• Renvoyer une facture depuis l’aperçu : la fenêtre d’aperçu d’une facture porte « ✉ Envoyer par e-mail », à côté de « 🖨 Imprimer » — plus besoin de la refermer et de rouvrir la fiche. Les documents de vente (certificat de cession, PV de livraison) ne s’envoient pas de là : ils se remettent en main propre. Le bouton « 💳 Copier le lien » disparaît dès que la facture est acquittée, et le lien de paiement est désactivé chez Stripe.
• Règlement saisi à la main : envoyer et/ou imprimer : quand le règlement solde la facture, la fenêtre propose Envoyer la facture acquittée à <adresse> (coché d’office si le client a une adresse) et Imprimer la facture acquittée — les deux ensemble si vous voulez. L’impression ouvre l’aperçu, qui porte désormais un bouton 🖨 Imprimer. Décocher l’envoi n’envoie rien, ni maintenant ni plus tard. L’e-mail est signé par la personne qui a saisi le règlement.
• Facture acquittée envoyée après un règlement en ligne : dès que le client a payé par le lien, il reçoit sa facture acquittée en PDF par e-mail, sans que personne n’ait à le faire — le reçu de Stripe n’est pas une facture. L’envoi part du premier CRM ouvert qui voit la facture soldée : si aucun poste n’est ouvert, il attend la prochaine connexion. Un seul e-mail est envoyé, même avec plusieurs postes ouverts, et il est renvoyé tout seul si Brevo était indisponible. Un règlement saisi à la main n’en déclenche pas (c’est vous qui êtes devant le client).
• Le lien de paiement porte le reste dû : si un acompte a déjà été encaissé, le client ne règle en ligne que le solde, et l’e-mail annonce ce montant. Le lien n’est payable qu’une fois : transmis ou rouvert, il ne peut pas régler deux fois la même facture. Si le montant de la facture change après coup, le lien est remplacé au bon montant ; si la facture est réglée autrement, il est désactivé et le client qui l’ouvre lit qu’il doit vous contacter. Paiement par carte uniquement : un prélèvement bancaire reste révocable des semaines, ce qui n’est pas acceptable sur le prix d’un véhicule. Le numéro de facture apparaît sur le relevé bancaire du client.
• Lien de paiement : sur une facture non réglée, le bouton 💳 Lien de paiement crée un lien de règlement par carte bancaire (Stripe). Il est ajouté automatiquement au texte de l’e-mail quand vous envoyez la facture ou une relance, et Copier le lien permet de le transmettre autrement (SMS, WhatsApp). Dès que le client a payé, le règlement s’enregistre tout seul et la facture passe acquittée — comme un règlement saisi à la main. Le lien reste valable tant que la facture n’est pas réglée.
• Régler sur place reste possible : le bouton Enregistrer un règlement n’a pas changé (virement, carte au comptoir, chèque, espèces, financement). Le lien de paiement s’ajoute, il ne remplace rien.
• Numérotées RPR-AAAA-nnn, elles portent le montant que Solea Motors doit au client pour son véhicule (TVA non applicable — achat à un particulier). La liste les signale par le badge Reprise et la mention « À régler au client » ; la tuile Reprises à régler totalise celles qui restent dues, et elles n'entrent pas dans Total payé / En attente / En retard (qui ne comptent que les ventes).
• Enregistrer le règlement au client inscrit le paiement effectué (virement, chèque, espèces… avec sa référence) ; la facture passe Reprise réglée. Pas de bouton Relancer sur une facture de reprise.
• E-mail de confirmation automatique : dès que la facture de reprise est soldée — dernier règlement saisi, ou compensation sur la facture de vente du client — le CRM envoie au client (adresse de sa fiche) un e-mail confirmant le règlement, avec le détail de chaque règlement (date, moyen, référence, montant), la mention de la déduction sur sa facture de vente le cas échéant, et la facture de reprise acquittée en pièce jointe. Un message furtif confirme l'envoi (ou signale l'absence d'adresse e-mail) ; l'envoi est noté dans l'historique du projet et dans le journal d'activité.
• Quand le client achète aussi un véhicule, la facture de vente affiche « Reprise déduite : − valeur » et son montant est le net à payer ; la facture de reprise est alors soldée par un règlement Compensation référencé sur la facture de vente.
• Le PDF s'intitule « Facture de reprise », désigne le client comme vendeur du véhicule (bloc « Véhicule repris à »), détaille le véhicule (année, kilométrage, carburant, couleur, immatriculation, VIN) et rappelle les documents attendus (certificat d'immatriculation barré, déclaration de cession, certificat de situation administrative).

E-mails au client

• Relancer (liste ou fiche) ouvre un e-mail de rappel prérempli — destinataire (adresse de la fiche client), objet, texte rappelant le montant, l'échéance et, le cas échéant, le détail des règlements déjà reçus (date, moyen, référence, montant) avec le total réglé et le solde restant et le solde — modifiable avant envoi, avec la facture PDF jointe. L'envoi enregistre la date de relance (« Relancé le … ») et une ligne « E-mail envoyé » dans l'historique de la facture.
• ✉ Envoyer (fiche) adresse la facture elle-même au client, avec un texte adapté (à régler avant l'échéance, ou acquittée).
• Les e-mails partent par Brevo depuis l'expéditeur réglé dans Administration › Envoi d'e-mails (contact@solea-motors.fr par défaut) ; le bouton « Envoyer un e-mail de test » vérifie la configuration en vous écrivant à votre propre adresse.

Règlements

• Une facture se règle en une ou plusieurs fois : Enregistrer un règlement demande le montant (prérempli avec le reste à payer), le moyen de paiement (virement, carte, chèque, espèces, financement…), la date et l'heure (proposées à l'instant, modifiables, calendrier disponible), une référence (n° de chèque, libellé du virement) et une note. Un montant supérieur au reste à payer est refusé.
• La liste et la fiche affichent le montant réglé et le reste à payer ; la fiche liste chaque règlement (avec son auteur) et permet d'en supprimer un (mot-clé SUPPRIMER) — la facture repasse alors « En attente » si elle n'est plus réglée en totalité.
• Dès que le total des règlements atteint le montant TTC, la facture devient acquittée (date du dernier règlement) ; chaque règlement est inscrit dans l'historique de la facture.

Documents de vente (véhicule réglé)

Dès qu'une facture de vente d'un véhicule du stock est intégralement réglée, sa fiche affiche un bloc Documents de vente : Certificat de cession (PDF prérempli selon les rubriques du Cerfa 15776 — véhicule : immatriculation, date de 1re immatriculation, VIN, kilométrage ; vendeur : Solea Motors ; acquéreur : identité, date de naissance, adresse de la fiche client ; cession : date, prix, cadres de signature), Attestation de vente et PV de livraison (prix réglé et règlements, véhicule livré en l'état, liste des documents remis à cocher, signatures), et deux liens : le certificat de situation administrative (non-gage) à obtenir sur l'ANTS / HistoVec avec l'immatriculation, et le Cerfa 15776 officiel. Un rappel liste les pièces à remettre (carte grise barrée, cession, non-gage de moins de 15 jours, contrôle technique de moins de 6 mois, entretien, clés) et la déclaration de cession à faire sous 15 jours. Les PDF s'ouvrent dans l'aperçu (impression, téléchargement).

Aperçu et PDF

Aperçu (liste ou fiche) affiche la facture telle qu'elle sera remise au client : en-tête Solea Motors, coordonnées du client, lignes du proposition liée (véhicule, articles, remise), totaux HT / TVA / TTC (mention de la TVA sur marge le cas échéant), règlements reçus et reste à payer, cadre « Facture acquittée » une fois soldée. Le document s'ouvre dans un onglet ou se télécharge en PDF (FAC-…pdf).

7 bis. Plan comptable

Comptabilité › Plan comptable. La liste des comptes de l’entreprise. Elle sert de référence : le CRM ne l’utilise pas encore pour imputer les écritures.

• Importer le plan : le moyen normal de le remplir. Une ligne par compte, le numéro puis le libellé, séparés par une tabulation, un point-virgule ou un espace — un copier-coller depuis un tableur convient tel quel. Une troisième colonne, si elle existe, est prise pour la nature du compte. Les lignes qui ne commencent pas par un chiffre (titres, en-têtes) sont ignorées et comptées, les lignes vides passent sans bruit. Un compte déjà au plan est mis à jour, pas dupliqué : le même collage peut être rejoué sans dégât. L’aperçu annonce le nombre de comptes reconnus avant d’importer.
• + Nouveau compte : numéro, libellé, nature (Actif, Passif, Charge, Produit, ou non précisée), notes. Le numéro commence par un chiffre et ne contient ni espace ni ponctuation ; la classe comptable s’affiche sous le champ, déduite du premier chiffre (1 capitaux, 2 immobilisations, 3 stocks, 4 tiers, 5 financier, 6 charges, 7 produits, 8 comptes spéciaux). Un numéro déjà présent est refusé avec son libellé.
• Modifier un compte : cliquez sur sa ligne — il n’y a pas de bouton « Modifier ». Le bouton Supprimer, à droite de la ligne, n’ouvre pas la fiche. Sans le droit d’écrire sur la Comptabilité, la ligne n’est pas cliquable.
• Compte actif : décocher la case grise le compte dans la liste sans le supprimer — un compte qui a servi ne s’efface pas.
• Filtres et recherche : les pastilles filtrent par classe comptable avec leur nombre de comptes ; la recherche porte sur le numéro, le libellé, la nature et les notes, accents et casse ignorés, tous les mots saisis devant figurer.
• L’import, la création, la modification et la suppression demandent le droit d’écrire sur la Comptabilité (voir Administration). Sans lui, l’écran reste consultable.

7 ter. Export comptable

Comptabilité › Export comptable. Le fichier des écritures de la période, à remettre au cabinet, et la table de correspondance qui dit à quel compte chaque opération s’impute. Deux onglets.

Correspondance

• Un compte par poste : les postes sont les opérations que le CRM sait distinguer — vente de véhicule en TVA sur marge ou avec TVA apparente, accessoires et options, conciergerie, prestation facturée seule, achat de véhicule avec ou sans TVA, véhicule repris, frais par nature, TVA collectée, TVA déductible, client, fournisseur, banque. Le compte se choisit dans le plan comptable : versez-le d’abord.
• « Proposé » : les comptes devinés d’après les intitulés du plan (« FOURNISSEURS », « Tva collectée à 20% »…) portent cette pastille. Ce n’est pas une décision comptable : à confirmer avec le cabinet. Choisir le compte dans la liste vaut confirmation et la pastille disparaît.
• « Sans compte » : le poste n’est pas imputé. Les écritures qui l’utilisent bloquent l’export, qui le nomme. Quatre postes n’ont aucun compte possible dans le plan d’origine (banque, carte grise, transport, carburant, commission) : ces comptes sont à ajouter au plan.
• Codes journaux : ventes, achats, banque, opérations diverses. Ce sont les codes du cabinet ; ils partent tels quels dans le fichier.

Écritures

• Période et natures : deux dates (le mois dernier par défaut) et quatre cases — ventes de véhicules, conciergerie et prestations, achats de véhicules et frais, règlements encaissés. « Préparer les écritures » affiche le nombre de pièces, les totaux débit et crédit, et un aperçu pièce par pièce.
• Rien n’est produit à l’aveugle : si un compte manque ou si une pièce ne s’équilibre pas, le bouton de téléchargement n’apparaît pas et le motif est affiché. Un import refusé en bloc, ou pire accepté avec des écritures fausses, coûte plus cher qu’un export différé.
• Le fichier : un CSV à huit colonnes (journal, date, pièce, compte, libellé, débit, crédit, référence), séparateur point-virgule, dates en JJ/MM/AAAA, virgule décimale, une seule ligne par compte dans chaque pièce. Le module d’import du logiciel comptable s’adapte au fichier et mémorise la correspondance des colonnes au premier import.
• Ce que l’export ne fait pas, à dessein : il ne calcule pas la TVA sur marge (c’est la déclaration du cabinet, à partir des comptes de vente et d’achat), il ne passe pas les écritures de variation de stock (c’est l’inventaire), et il n’invente aucun compte.
• Ce qui n’est jamais compté deux fois : un véhicule entré par une reprise n’a pas d’écriture d’achat propre, sa facture de reprise en tient lieu ; un dépôt-vente n’est pas acheté ; une « compensation » de reprise n’est pas un mouvement de banque. Sur une vente dont une reprise a été déduite, le client est débité de la vente entière — la reprise le crédite par sa propre écriture, le net se fait donc tout seul.
• La préparation et le téléchargement demandent le droit d’écrire sur la Comptabilité (voir Administration).

7 quater. Avoirs : annuler une vente facturée

Une facture émise ne se supprime pas : elle s’annule par un avoir, document qui porte son propre numéro (AV-AAAA-nnn), renvoie à la facture annulée et reste au dossier.

• Où : le bouton ↩ Annuler la vente figure sur la fiche de la facture et sur celle de la proposition acceptée. C’est le même traitement — c’est la facture qui porte le montant à avoirer.
• Montant et motif : le total est proposé d’office, et modifiable pour un avoir partiel (geste commercial, prestation non réalisée, remise accordée après coup). Le motif est obligatoire : il figure sur le document. Une facture peut porter plusieurs avoirs, dans la limite de son montant.
• Avant de valider, la fenêtre dit ce qui va se passer : facture annulée ou solde restant dû, véhicule libéré ou non, proposition marquée ou non, montant à rembourser le cas échéant.
• Avoir total : la facture passe Annulée (elle ne se relance plus, ne s’encaisse plus, n’a plus de lien de paiement), le véhicule redevient disponible au stock, et la proposition est marquée Annulé — conservée, pour que la facture et l’avoir continuent d’y renvoyer.
• Avoir partiel : la facture garde son statut et reste due pour le solde. Le véhicule et la proposition ne sont pas touchés.
• Compensation ou remboursement : tant que la facture n’est pas réglée, l’avoir efface une dette — il est soldé par une compensation, rien ne sort de la caisse. Si la facture était déjà réglée, l’avoir reste En attente : c’est un remboursement à faire, à enregistrer comme un règlement sur l’avoir.
• TVA : celle de l’avoir suit celle de la facture, au prorata du montant avoiré. Un avoir partiel n’est pas ventilé entre véhicule et accessoires : la facture ne dit pas sur quoi porte le geste.
• Comptabilité : l’avoir part dans l’export comptable comme l’écriture inverse de la facture (compte de vente et TVA au débit, client au crédit), dans le secteur de la facture annulée. La facture annulée y reste : elle a bien été émise.
• Établir un avoir demande le droit d’écrire sur la Comptabilité (voir Administration).

8. Clients

Fiche de chaque contact : coordonnées, date de naissance (saisie libre jjmmaaaa ou jj/mm/aa, remise automatiquement au format JJ/MM/AAAA), adresse, notes libres (préférences, historique). Le téléphone se saisit avec son indicatif pays : drapeau et liste des pays (France par défaut), puis le numéro national tel qu'on le compose (06 12 34 56 78) ; il est enregistré au format international (+33612345678). Le bouton 📞 à côté du numéro lance l'appel : sur un smartphone, il ouvre directement le composeur ; sur un PC, il relaie l'appel vers votre smartphone — ouvrez le CRM sur le téléphone (application installée ou navigateur), une bannière « Appel demandé depuis votre PC » apparaît en haut avec le nom et le numéro, touchez Appeler pour composer (le téléphone vibre à la réception). La demande reste affichée 15 minutes ; ✕ l'ignore. Le numéro est toujours composé avec l'indicatif du pays. De même, le bouton ✉ à côté de l'e-mail ouvre un nouveau message adressé au client dans l'application de courrier du PC ou du téléphone ; le même champ (indicatif + numéro + 📞) figure sur la fiche projet et le formulaire de nouveau projet ; nom, e-mail et téléphone modifiés depuis la fiche projet sont enregistrés sur la fiche client rattachée. Un numéro client est attribué automatiquement. La fiche s'ouvre en lecture seule ; le bouton ✎ Modifier (en haut à droite) rend tous les champs modifiables — prénom, nom, e-mail, téléphone, date de naissance, adresse, notes — et ✓ Terminer revient à la lecture. Chaque changement est enregistré immédiatement et horodaté avec son auteur dans l'Historique de la fiche ; le nom est toujours enregistré en majuscules. L'encart Véhicules possédés liste les véhicules du client : ceux saisis ici (+ Ajouter un véhicule : marque et modèle, année, kilométrage, carburant, couleur, immatriculation, VIN, notes — modifiables, retirables avec SUPPRIMER) et ceux sous contrat de conciergerie. Ces véhicules appartiennent au client et n'entrent pas au stock ; un véhicule peut aussi être saisi dès la création du client. L'encart Historique de la fiche, en bas de la colonne, liste, horodatées et signées, toutes les actions faites sur ce client et ses véhicules. Par ailleurs, chaque écran du CRM se termine par un encart Historique listant les dernières actions du module affiché (qui, quoi, quand) ; un clic ouvre la fiche concernée. L'adresse postale se saisit en champs séparés : numéro, rue, code postal, ville et pays (France par défaut). Pour une adresse en France, la ville est proposée automatiquement dès que le code postal est complet (liste des communes du code postal, la première présélectionnée) ; hors France, la ville est libre. Le badge Client apparaît dès qu'une facture existe, sinon Prospect.

Un client se crée depuis Clients (+ Nouveau client), depuis une proposition commerciale, ou automatiquement à l'arrivée d'un lead. Un client peut exister sans projet ni véhicule ; sa fiche liste ses projets (cliquables) et ses véhicules possédés ou d'intérêt. Le bouton Supprimer les données (RGPD) — visible seulement pour les profils autorisés dans Administration — applique le droit à l'effacement : e-mail de confirmation au client, fiche anonymisée, projets et véhicules supprimés, propositions commerciales, factures et contrats conservés (voir la politique RGPD).

• Particulier ou professionnel : deux pastilles en tête de la fiche (et dès la fenêtre Nouveau client). Pour un professionnel, la fiche porte la raison sociale, le SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire, et les champs Prénom / Nom désignent la personne qui représente la société, avec sa qualité (gérant, directeur…) — la loi exige les deux identifications, comme au livre de police. Partout ailleurs (listes, propositions, factures, contrats), le client est désigné par sa raison sociale ; le représentant apparaît sous le titre de sa fiche. Repasser une fiche en particulier efface les mentions de société.
• Pièce d’identité : nature (carte d’identité, passeport, titre de séjour, permis, extrait Kbis), numéro, et le fichier lui-même (photo ou PDF). Elle est demandée aussi bien à la vente qu’au dépôt ; le livre de police la reprendra de là plutôt que de la faire saisir deux fois.

9. Véhicules (stock)

Le stock reflète les véhicules du site solea-motors.fr. Chaque véhicule porte une référence unique (SM-0001, SM-0002…) qui permet de distinguer deux modèles identiques.

Le CRM, seule source des annonces

• Prix d’achat et TVA déductible (onglet Identification) : le prix d’achat est le total payé. Si la case TVA récupérable de l’en-tête est cochée, un champ dont TVA déductible apparaît sous le prix, avec un bouton qui la calcule au taux par défaut et une ligne qui rappelle la base HT obtenue. En TVA sur marge il n’y a aucun droit à déduction (art. 297 A du CGI) : rien n’est demandé. Cette ventilation sert à deux choses — la marge de l’écran Statistiques, calculée en HT des deux côtés quand le régime est normal, et l’écriture d’achat de l’export comptable. Laissée vide sur un véhicule en régime normal, le dossier est annoncé incomplet plutôt que ventilé au hasard.
• Les véhicules naissent dans le CRM (+ Ajouter un véhicule) et sont publiés sur le site depuis la fiche. Toute modification d'une fiche publiée (caractéristiques, prix, descriptif, informations, équipements, photos, vente, restitution) est envoyée au site en temps réel : il n'y a plus de synchronisation à lancer ni d'horaire à attendre.
• Le site ne doit plus être modifié directement dans WordPress : une modification faite là-bas ne remonte pas dans le CRM et sera écrasée à la prochaine mise à jour de la fiche. La reprise initiale du stock du site (septembre 2026) a été faite par une synchronisation qui n'existe plus dans l'application.
• Un véhicule vendu reste dans le CRM, marqué Vendu ; un véhicule saisi dans le CRM et pas encore publié est marqué En stock · non publié et compte dans le stock.

Descriptif de l'annonce

Dans la fiche d'un véhicule, le champ Descriptif de l'annonce contient le texte publié sur la fiche du site (état, historique, entretien, options marquantes…). Il a été repris du site une première fois ; désormais le CRM fait référence (la synchronisation ne remplit que les fiches encore vides). Il se modifie librement dans le CRM (une ligne vide sépare les paragraphes) et est poussé sur l'annonce dès l'enregistrement ; il est traduit automatiquement dans les autres langues du site à la synchronisation suivante. Pour un véhicule créé dans le CRM, saisissez-le avant de publier : il part avec la fiche.

Dépôt-vente

Dans la fiche d'un véhicule (création ou modification), cochez Véhicule confié par un client (dépôt-vente) et choisissez le client déposant dans la liste, ou cliquez + Nouveau client : la fiche de création complète (identité, téléphone, adresse, véhicule possédé…) s'ouvre par-dessus et, une fois enregistrée, le client est automatiquement sélectionné comme déposant. À la création, l'annonce est publiée automatiquement sur le site (intitulé du CRM, photos jointes), et aucune entrée n'est créée au livre de police : le véhicule n'est pas acheté par Solea. Cocher la case sur un véhicule existant retire son entrée provisoire du registre (une entrée verrouillée est conservée) ; la décocher la recrée. Il porte le badge Dépôt-vente dans la liste.

• Récupéré par le client (ligne du véhicule) : date et heure, kilométrage constaté, nom de la personne, observations, puis signatures sur l'écran (doigt ou souris) : celle du client et celle de la personne de Solea Motors. Prévisualiser ouvre le rapport tel qu'il sera archivé, sans rien enregistrer. Un rapport de restitution PDF est généré (véhicule, déposant, dates, observations, signature) et archivé dans l'espace privé du CRM ; l'annonce est retirée du site et le véhicule passe dans l'onglet Restitués, avec le bouton Rapport de restitution.
• Vendu par Solea : par le parcours normal (projet validé ou proposition facturée → facture réglée → véhicule vendu automatiquement, projet gagné), ou Marquer vendu dans la liste des véhicules pour un cas exceptionnel : même traitement que pour un véhicule du stock (bannière, prix de vente).

Marquer un véhicule vendu

Bouton Marquer vendu sur la ligne du véhicule : date de vente, prix de vente (prérempli avec le prix affiché, à corriger si le prix encaissé diffère) et, si le véhicule a une annonce, option Bannière VENDU sur l'annonce du site (cochée par défaut, avec aperçu). L'annonce reste dans « véhicules en stock » sur solea-motors.fr — elle ne bascule pas dans les véhicules vendus — et sa photo principale reçoit un bandeau rouge VENDU en haut à droite. Dans le CRM, le véhicule porte le badge VENDU, sa photo principale est celle avec le bandeau et il passe dans l'onglet Vendus. Le prix est retiré de l'annonce (fiche française et fiche anglaise) : le prix affiché et le prix de vente restent dans le CRM, où l'on sait combien le véhicule a été vendu. Annuler la vente remet la photo d'origine et le prix (sur l'annonce et dans le CRM) et retire le badge. Sur l'environnement de test, ou pour un véhicule sans annonce, la photo marquée est conservée dans le CRM uniquement ; le site n'est pas modifié.

Le passage en VENDU est aussi automatique dès qu'une facture est établie pour un véhicule du stock (bouton Facturer d'une proposition commerciale) : bannière comprise si l'annonce existe, prix de vente repris de la part véhicule TTC de la facture.

Dans l'onglet Vendus, la colonne Prix de vente affiche le prix encaissé (et, en dessous, le prix qui était affiché s'il diffère). Le prix de vente se corrige dans la fiche du véhicule vendu. La synchronisation ne remet jamais à zéro un prix du CRM quand l'annonce n'en a plus.

Liste

• Onglets En stock / Vendus : l'onglet En stock regroupe les véhicules disponibles (en ligne, non publiés, brouillons) ; l'onglet Vendus regroupe les véhicules marqués vendus dans le CRM (bouton Marquer vendu ou facture) et les fiches passées « Vendu » sur le site. Chaque onglet affiche son compteur ; la recherche et le tri s'appliquent à l'onglet affiché. Annuler la vente renvoie le véhicule dans l'onglet En stock.
• Recherche : nom, référence, couleur, immatriculation, VIN, année, carburant, catégorie, km, prix. Plusieurs mots se cumulent.
• Tri par clic sur les en-têtes (Véhicule, Année, Km, Carburant, Catégorie, Prix) ; ordre alphabétique par défaut.
• Photos : survoler la vignette l'agrandit ; cliquer ouvre la visionneuse (flèches ‹ ›, touches ← →, Échap pour fermer, miniatures cliquables). Un emplacement vide (carré pointillé +) permet d'ajouter la photo directement — sur téléphone, prise de vue ou photothèque — dans la liste Véhicules, dans le livre de police et dans la fiche véhicule ; la fiche se met à jour aussitôt. Dans la fiche, la croix en haut à droite d'une vignette retire la photo (pour la principale, la première photo additionnelle prend sa place, après confirmation) ; sous chaque photo additionnelle, ‹ › la déplacent dans l'ordre (repris tel quel sur l'annonce du site) et ★ en fait la photo principale. Chaque photo est automatiquement réduite avant envoi (1 600 px de côté au plus, JPEG) : une photo de téléphone de plusieurs Mo pèse alors 200 à 400 Ko, sans perte visible à l'écran. Une photo refusée par le stockage est signalée par un message. Tous les formats d'image sont acceptés ; les fichiers HEIC/HEIF (iPhone) sont convertis en JPEG dans le navigateur avant l'envoi.
• Carte grise : dans la fiche véhicule ou dès le formulaire de création, + Ajouter la carte grise (photo, tous formats, ou PDF). Le document est conservé dans un espace privé, visible uniquement par les utilisateurs connectés du CRM ; Voir la carte grise l'ouvre dans un nouvel onglet par un lien sécurisé valable quelques minutes. Remplacer et Supprimer (mot SUPPRIMER) sont disponibles.
• Temps réel : une photo ajoutée depuis un téléphone, un projet créé par un collègue ou une synchro planifiée apparaissent immédiatement sur tous les postes connectés, sans rafraîchir la page. Au retour sur l'onglet (PC sorti de veille, téléphone réveillé), les données sont rechargées.
• Colonne d'actions : ● En ligne (ouvre l'annonce), ◐ Brouillon sur le site (ouvre l'écran WordPress pour mettre en ligne), Publier sur le site pour un véhicule jamais publié, Supprimer.

Fiche véhicule

+ Ajouter un véhicule crée un véhicule saisi à la main, photos comprises dès la création (la première devient la photo principale). Cliquer sur une ligne ouvre la fiche, organisée de la même façon pour un véhicule du stock, un véhicule d'un client (conciergerie) et un véhicule en reprise :

• En-tête : marque et modèle, année, kilométrage, carburant, catégorie, prix de vente TTC (et TVA récupérable) — pour un véhicule entré au stock par une reprise, la valeur de reprise (montant de la facture de reprise, client cédant) ; pour un véhicule vendu, le prix de vente réel. À droite, la photo principale en vignette (clic = visionneuse ; « + Ajouter des photos » si la fiche n'en a pas).
• Accroche et descriptif de l'annonce (avec la rédaction automatique ✨, voir l'encadré ci-dessous).
• Puis des onglets : Informations générales (tableau à intitulés fixes), Équipements et options (pastilles par catégorie), Identification et registre (référence, couleur, immatriculation, VIN, prix d'achat — partagés avec le livre de police —, annonce sur le site avec lien ou bouton Publier sur le site, dépôt-vente), Photos et documents (photo principale, photos additionnelles avec ordre et ★, carte grise, contrôle technique, factures d'entretien — documents privés dans le bucket sécurisé, ouverts par lien signé) et, pour un véhicule déjà enregistré, Historique.
• Écran Statistiques (menu de gauche, réservé par défaut à l’Administrateur et à la Direction — le droit se donne dans Administration › Accès par profil) : deux onglets.
  Négoce — marge réalisée et marge moyenne, nombre de véhicules vendus et restant au stock, frais engagés, rotation du stock (jours entre l’entrée et la vente) et taux de transformation des projets. Un filtre par année. Puis le tableau de tous les véhicules vendus, du plus rentable au moins rentable, chaque ligne menant à sa fiche.
  Conciergerie — revenu récurrent mensuel et annuel, contrats actifs et suspendus, encaissé et en attente, durée moyenne des contrats, taux de reconduction, et le nombre de contrats à facturer ou non réglés, avec un lien vers la liste.
  Sur le tableau de bord : qui a le droit Statistiques peut poser ces chiffres sur son tableau de bord, comme les autres encarts — Paramètres › Tableau de bord propose alors cinq cases supplémentaires (marge réalisée, rotation du stock, taux de transformation, meilleures marges, reconduction des contrats). Elles sont décochées par défaut et n’apparaissent qu’à ceux qui ont ce droit : si le droit est retiré, les encarts disparaissent, même s’ils avaient été cochés.
  Ce qui n’est pas chiffrable est dit, pas deviné : un véhicule vendu sans prix d’achat ou sans prix de vente est exclu des totaux et compté à part, car le compter à marge pleine gonflerait le résultat et le compter à zéro l’écraserait. Chaque chiffre moyen annonce sa base de calcul. Et la conciergerie n’ayant pas de coûts suivis dans le CRM, ses chiffres sont des revenus, pas une marge — l’écran le précise.
• Filtrer les projets par activité : la liste Projet porte trois pastilles — Toutes activités, Négoce, Conciergerie — avec le nombre de projets de chacune. Ce nombre suit le filtre d’état : sous En cours il compte les projets en cours, sous Tous tous les projets, clos et perdus compris — il annonce donc exactement ce que la liste va montrer. À noter : le bouton Perdu n’apparaît pas sur un projet déjà gagné, validé ou perdu — il n’y aurait rien à déclarer. La tuile Projets en cours du tableau de bord ne compte que l’activité affichée : son clic ouvre désormais la liste sur cette même activité, pour que le chiffre annoncé et la liste disent la même chose.
• Projet de conciergerie : il aboutit à un contrat de gardiennage, pas à une vente. Sa fiche propose Créer un contrat de conciergerie, qui ouvre le formulaire de contrat avec le client déjà sélectionné. Créer une proposition reste disponible — un client de la conciergerie peut aussi acheter.
• Administration › Paiement en ligne : les moyens de paiement proposés au client se règlent dans le tableau de bord Stripe, sans passer par le CRM. Deux champs ici seulement : un seuil (10 000 € par défaut) et la liste des moyens acceptés au-delà (card par défaut). En dessous du seuil — conciergerie, prestations — tout ce qui est activé chez Stripe est proposé. Au-delà — la vente d’un véhicule — seule la liste s’applique : un prélèvement SEPA se conteste sans justification pendant huit semaines, la contestation est honorée d’office et sans appel, ce qui est acceptable sur un mois de gardiennage mais pas sur le prix d’un véhicule. Attention : un moyen inscrit ici mais non activé chez Stripe fait échouer la création du lien — l’activer chez Stripe d’abord.
• Doublon de fiche client : quand deux fiches portent le même téléphone ou la même adresse e-mail, la fiche affiche ⚠ Doublon possible en haut.
  Fusionner les deux fiches : le bouton ouvre une fenêtre qui les présente côte à côte — coordonnées, date de création, et ce qui est rattaché à chacune (projets, contrats, factures, propositions, véhicules, mandats, inscriptions au registre). Choisissez celle à conserver, saisissez le mot FUSIONNER, et tout ce qui était rattaché à l’autre passe sur elle ; les champs vides de la fiche conservée sont complétés depuis l’autre, rien n’est écrasé. La fiche absorbée est ensuite supprimée : l’opération est inscrite au journal d’audit et rappelée dans les notes de la fiche conservée, et elle ne peut pas être annulée. Réservée aux profils Administrateur et Direction ; les autres voient la fenêtre et peuvent ouvrir l’autre fiche, sans pouvoir fusionner.
  Une fiche dont les données ont été effacées (RGPD) ne se fusionne pas : l’absorber ferait reparaître des rattachements que l’effacement avait justement détachés.
• Résultat de l’affaire (fiche projet) : dès qu’une facture de vente est rattachée au projet, un bandeau annonce ce qu’il a rapporté — montant facturé, moins le prix d’achat du véhicule, moins ses frais. La reprise n’en est pas déduite : le véhicule repris entre au stock avec sa valeur pour prix d’achat, il fait son propre dossier ; le retrancher ici reviendrait à le compter deux fois. Si le véhicule vendu n’est pas retrouvé au stock, ou s’il n’a pas de prix d’achat, aucun résultat n’est chiffré et le bandeau dit pourquoi.
• Onglet Frais (véhicules du stock enregistrés) : tout ce que le véhicule a coûté en plus de son prix d’achat — préparation, carte grise, transport, entretien et réparations, carburant, commission, autre. Un frais porte un libellé, un montant payé, une date, un fournisseur et son justificatif (photo ou PDF). Le total s’affiche en bas de l’onglet.
  TVA : par défaut la TVA n’est pas récupérable, comme pour les véhicules au régime de la marge — le coût retenu est alors le montant TTC payé. Cochez TVA récupérable et c’est le HT qui est retenu ; la fenêtre annonce le coût retenu avant d’enregistrer.
  La rentabilité s’affiche en tête de l’onglet : prix de vente (ou prix affiché pour un véhicule encore en stock), moins le prix d’achat, moins les frais. Le résultat est annoncé Marge réalisée pour un véhicule vendu, Marge prévisionnelle tant qu’il est au stock, avec son pourcentage du prix de vente — en vert s’il est positif, en rouge sinon. Un dossier auquel il manque le prix d’achat ou le prix de vente n’affiche aucune marge : il dit ce qui manque. Un chiffre faux vaudrait moins que pas de chiffre.
  Les frais nourrissent le calcul de rentabilité. Tant qu’ils ne sont pas saisis, la marge affichée sur un véhicule est supérieure à la réalité : l’onglet le rappelle quand il est vide.

Vers le site, en temps réel : pour un véhicule déjà publié, toute modification dans le CRM est répercutée aussitôt sur l'annonce de solea-motors.fr — titre, année, kilométrage, carburant, prix, photo principale et galerie (ajout, suppression, ordre) — fiche anglaise comprise. Le prix d'un véhicule vendu n'est jamais remis sur l'annonce. Une photo ajoutée dans le CRM est envoyée dans la médiathèque du site une seule fois. La description et les équipements se gèrent dans WordPress ; la synchronisation les reprend. Sur l'environnement de test, la fiche n'est modifiée que dans le CRM.

Publier sur le site

Pour un véhicule saisi dans le CRM : Publier sur le site ouvre une fenêtre avec le titre de l'annonce (par défaut le nom du véhicule), marque, modèle, année, km, prix. La case Publier en brouillon (cochée par défaut) crée la fiche sur WordPress sans la rendre visible ; vous la mettez en ligne depuis l'administration du site. Décochée, l'annonce est publiée immédiatement. Les photos sont envoyées avec la fiche.

10. Articles

Catalogue des options et prestations réutilisables dans les lignes des propositions commerciales. Chaque article porte un code article unique : attribué automatiquement à la création (ART-0001, ART-0002…) si le champ est laissé vide, ou saisi librement (mis en majuscules ; un code déjà utilisé est refusé). Le code apparaît dans la liste (triée par code), dans le catalogue et dans le choix d'un article sur une proposition commerciale. Les autres champs : nom, description, catégorie, prix d'achat HT, prix de vente HT (celui repris sur les propositions commerciales) et taux de TVA (liste des taux définis par les administrateurs, le taux par défaut étant présélectionné). La marge est calculée automatiquement, en euros (vente HT − achat HT) et en pourcentage du prix d'achat ; le prix TTC est affiché à titre indicatif. La liste des articles montre achat, vente (HT et TTC), marge et TVA. Gestion depuis Données → Articles ou depuis une proposition commerciale (Gérer les articles). La liste occupe toute la largeur de l’écran : « + Nouvel article » et « Modifier » ouvrent la même fenêtre de saisie, que Annuler, la croix de l’arrière-plan ou l’enregistrement referment.

11. Conciergerie

• La fiche du contrat est en onglets : Contrat (client, période, pack et prestations incluses, n° de série, valeur agréée, langue, reconduction, suspensions, notes), Règlement (mode de paiement, prélèvement automatique, prestations additionnelles, mois facturés), Documents et Historique. L’onglet Documents remplace l’ancien bouton du même nom : il liste le contrat signé, les états des lieux, les mandats, l’expertise et la remise de documents, Il ne montre que les documents de ce contrat : les propositions commerciales et la pièce d’identité appartiennent au client et se consultent depuis sa fiche. Un clic sur la ligne ouvre le document, le bouton ✉ l’envoie au client. Les boutons Mandat d’intervention et Procuration de la colonne de droite ne s’affichent que s’il n’y en a pas déjà un en vigueur : le document signé se consulte dans l’onglet, et le bouton revient si le mandat est révoqué. Même règle pour les états des lieux, qui disparaissent une fois établis, et pour Documents remis, qui reste tant qu’une pièce manque et s’efface quand tout a été remis. Le bandeau d’alerte — mois non réglé, mois à facturer — reste au-dessus des onglets, visible quel que soit celui que vous consultez, avec le bouton qui convient.
• Prélèvement automatique mensuel : cochez Prélèvement automatique mensuel dans le contrat, puis, depuis la fiche du contrat, Demander l’autorisation au client. Il reçoit un lien vers une page sécurisée de Stripe où il enregistre une fois ses coordonnées et choisit lui-même entre prélèvement SEPA et carte bancaire ; rien ne lui est débité à ce moment-là, et aucune donnée bancaire ne passe par le CRM. Ensuite, chaque mois, la facture est établie et le montant prélevé sans que personne ouvre le CRM — prestations en attente comprises, comme à la facturation manuelle — et la facture acquittée part au client dès l’encaissement.
  La fiche du contrat montre l’état de l’autorisation : Non, Autorisation demandée (avec Copier le lien et Renvoyer la demande), le moyen enregistré quand elle est active, ou Autorisation révoquée. Retirer le prélèvement efface les coordonnées chez Stripe : les mois suivants redeviennent à facturer à la main.
  Un prélèvement SEPA n’est pas immédiat : la banque le confirme cinq jours ouvrés après le débit. La facture reste donc « En attente » jusque-là, et sa fiche affiche « Prélèvement engagé ». Par carte, c’est immédiat. Si le prélèvement est refusé, une seconde tentative a lieu cinq jours plus tard ; au-delà, le client reçoit un lien pour régler lui-même, et le contrat passe « Actif · non réglé ». Si la banque indique que le mandat a été révoqué, rien n’est retenté : il faut redemander une autorisation au client.
  Le montant prélevé, sa fréquence et la façon de révoquer figurent à l’article 12 du contrat signé et sont rappelés sur la page d’enregistrement : c’est le consentement que la réglementation exige de conserver.
• Documents remis à la restitution : même mécanisme sur la fiche du contrat, avec la liste propre à la reprise du véhicule (clés, certificat d’immatriculation, documents de bord, état des lieux de sortie signé, décharge de restitution, accessoires déposés). La fiche du contrat affiche ce qui a été remis et ce qui reste.
• Mandat d’intervention : depuis la fiche du contrat, le document par lequel le client autorise Solea à déplacer, stationner, démarrer, conduire son véhicule, à remettre ou récupérer les clés et à le transporter chez un tiers. Les six autorisations sont cochées d’office : vous décochez ce que le client refuse, et le document porte alors la mention « non accordée » en face. Le document compte six sections : identité du client, véhicule, identité de Solea, autorisations, limites et responsabilité, signatures. Les deux parties signent à l’écran, le PDF est archivé et se rouvre d’un clic.
• Procuration : le client désigne une personne habilitée à donner, en son nom, toute autorisation concernant son véhicule — conjoint, chauffeur, collaborateur. Le mandat vaut jusqu’à révocation écrite. Seul le client signe : c’est son acte, Solea ne le contresigne pas.
• État des lieux : date et heure : le document porte « établi le JJ/MM/AAAA à HH h MM » — la date est celle que vous saisissez, l’heure celle de l’enregistrement, c’est-à-dire du moment où les deux parties ont signé. La liste des états des lieux sur la fiche du contrat l’affiche aussi.
• Saisie conservée : un état des lieux se remplit souvent en plusieurs fois, dans l’atelier. Fermer la fenêtre ne perd plus rien : tout ce qui a été pointé est gardé sur l’appareil et repris tel quel à la réouverture, avec un bandeau qui rappelle quand la saisie a été interrompue. Seules les signatures sont à refaire, et une photo prise sur le téléphone est à reprendre (la ligne du défaut le signale) ; son libellé et sa description restent. Le lien Abandonner cette saisie efface le brouillon après confirmation, et l’enregistrement l’efface de lui-même.
• Facturer : sur place ou par lien : la fenêtre de facturation d’un contrat propose Réglé sur place (le règlement est enregistré tout de suite, la facture part acquittée) ou 💳 Lien de paiement (la facture part avec son lien, reste « En attente », et se solde d’elle-même dès que le client a payé). Le choix est préréglé selon la signature du contrat : lien pour un contrat signé à distance — le client règle son premier mois avant de déposer le véhicule — sur place pour un contrat signé au showroom, client présent.
• État des lieux d’entrée : il se fait le jour du dépôt du véhicule, donc après la signature du contrat et le règlement du premier mois — pas avant. Tant qu’il n’est pas établi, la fiche du contrat le rappelle. Le bouton État des lieux d’entrée ouvre la grille de la fiche Solea : 14 points d’aspect intérieur et 3 de pneumatiques, chacun noté Neuf / Bon / Correct / Mauvais avec un commentaire libre, plus les relevés (kilométrage, niveau de carburant, dernière vidange, prochaine révision, validité du contrôle technique). Les défauts de carrosserie se saisissent un par un, avec une photo et une description (« aile avant gauche — rayée sur 10 cm ») : la fenêtre est faite pour être remplie au téléphone, dans l’atelier. Tous les points doivent être renseignés et le client doit signer : l’état des lieux fait foi entre les parties (article 2).
• État des lieux de sortie : la grille est reprise de celle de l’entrée — états, relevés et défauts déjà connus. Il ne reste qu’à pointer ce qui a changé : chaque écart est surligné et rappelle l’état d’entrée.
• PDF et copie au client : à l’enregistrement, le document est construit, signé des deux parties, archivé avec le contrat et envoyé au client par e-mail. La fiche du contrat liste les états des lieux, chacun avec son bouton PDF.
• Mentions portées par le document : le PDF reprend, mot pour mot, les mentions de la fiche d’état des lieux de Solea — et elles diffèrent selon le sens de la visite. À l’entrée, la clause de réserve : les photographies font partie intégrante de l’état des lieux, celui-ci ne vaut pas décharge définitive, et Solea se réserve de signaler au propriétaire, dans les quarante-huit heures suivant la prise en charge ou à l’issue du premier nettoyage, tout défaut esthétique préexistant que la saleté dissimulait. À la sortie, la déclaration de conformité à la restitution : le client reconnaît que le véhicule lui est rendu dans l’état constaté à l’entrée, sauf les réserves qu’il porte lui-même dans l’encadré des commentaires. Les mentions sont imprimées juste au-dessus des cadres de signature, sur la même page : le client lit, puis il signe.
• Le bouton 📄 Documents : toutes les pièces d’un dossier au même endroit, quelle que soit la fiche d’où l’on vient — fiche du véhicule, du client, du contrat ou de la facture. Le panneau s’ouvre sur ce qui concerne la fiche en cours, et des pastilles Ce contrat · Cette vente · Ce véhicule · Ce client élargissent sans changer d’écran. On y trouve le certificat d’immatriculation, le contrôle technique, les factures d’entretien, le contrat signé, l’expertise de valeur agréée, les états des lieux, les mandats, les documents remis, les factures, les propositions envoyées et signées, et la pièce d’identité du client. Chaque ligne a son bouton Ouvrir. Les listes qui figuraient en bas de la fiche du contrat ont disparu : elles sont dans le panneau.
• Ouvrir, ou envoyer : dans le panneau, un clic n’importe où sur la ligne ouvre le document. Le bouton ✉ Envoyer à droite l’adresse au client par e-mail : destinataire prérempli avec son adresse, objet et message modifiables, document en pièce jointe. C’est l’exemplaire archivé qui part quand il existe. Seule la pièce d’identité n’a pas de bouton d’envoi : c’est le client qui nous l’a confiée, on ne la lui renvoie pas.
• C’est l’exemplaire signé qui s’ouvre : quand un document a été archivé au moment de la signature, c’est ce fichier-là qui est servi, pas une reconstitution. Un document signé il y a six mois se rouvre donc tel qu’il a été signé, même si la mise en page a évolué depuis. Faute d’archive, le document est reconstruit à partir de la fiche.
• C’est l’état des lieux de sortie qui vaut décharge : il n’y a pas de décharge de restitution à part. Dans la liste des documents remis, la ligne Décharge de restitution renvoie à ce document — une seule signature couvre les deux. À la sortie, l’encadré des commentaires est toujours imprimé : vide, il porte « Aucune réserve formulée. », puisque la déclaration y renvoie expressément.
• Suspendre un contrat : le client reprend son véhicule pour un temps sans mettre fin au contrat. Sur la fiche du contrat, ⏸ Suspendre le contrat demande la date de reprise du véhicule et un motif facultatif. Le contrat passe au statut Suspendu : il sort des véhicules en stockage et du filtre En cours, il a sa propre pastille, et plus rien n’est facturé. Le mois entamé reste dû en totalité (article 14) : s’il n’est pas encore réglé, le bandeau de la fiche le réclame et le bouton de facturation ne propose que ce mois, jamais d’avance. Le terme du contrat ne bouge pas et le contrat n’est pas résilié.
• Reprendre un contrat suspendu : ▶ Reprendre le contrat demande la date du redépôt du véhicule. Le contrat redevient actif et la facturation repart au mois du redépôt — les mois pendant lesquels le véhicule n’était pas chez Solea ne sont jamais facturés, même s’ils sont antérieurs. La période écoulée rejoint les suspensions passées de la fiche, avec son motif. Un contrat suspendu ne se reconduit pas, mais il peut être marqué Terminé si le client ne revient pas.
• Voir le contrat : sur un contrat déjà signé (Actif, Terminé ou Échu), le bouton Voir le contrat — dans la liste comme dans la fiche — ouvre directement le PDF dans un nouvel onglet, dans la langue du contrat. La fenêtre de signature ne s’ouvre plus que sur un contrat encore à établir (Créé) ou envoyé pour signature. La fiche du contrat reste ouverte derrière l’onglet.
• Retour anticipé du véhicule : si le client récupère son véhicule avant le terme du contrat, ou avant la fin du préavis de 30 jours, le mois commencé est dû en totalité, sans prorata, et les sommes déjà réglées ne sont pas remboursées — y compris plusieurs mois réglés par avance. La même règle vaut si le client suspend son contrat et reprend son véhicule : le mois commencé est dû, mais le contrat n’est pas résilié pour autant — il reste en attente et la facturation reprend au mois où le véhicule est à nouveau déposé. La règle figure à l’article 14 des conditions générales, dans les six langues, et elle est rappelée en première page du contrat, au-dessus des signatures, pour que le client la lise avant de signer.
• Numéro de série saisi après la création du contrat : le contrat décrit le véhicule par son numéro de série (article 2) et refuse de se générer sans lui. Un numéro ajouté plus tard sur la fiche du véhicule du client est désormais repris par ses contrats de conciergerie, sans avoir à les modifier : la génération du contrat est débloquée dès le rechargement de la page. À l’inverse, le numéro saisi dans le contrat alimente la fiche du véhicule, comme avant.
• Langue du contrat : dans Nouveau contrat, une liste propose français, anglais, allemand, espagnol, italien ou russe. Le client reçoit et signe le contrat dans cette langue — contrat spécifique et conditions générales. Seule la version française fait foi : chaque version traduite le rappelle en tête de ses conditions générales, et la fiche du contrat ajoute un bouton Version française à côté de Télécharger en PDF, pour l’exemplaire que Solea archive. La version anglaise part du document anglais établi par Solea, complété pour dire la même chose que le français ; les quatre autres sont des traductions de la version française. L’e-mail de confirmation envoyé après la signature suit lui aussi la langue du contrat. Les prestations du pack, saisies à la main, restent dans la langue où elles ont été écrites.
• Le contrat reprend le document de référence de Solea : un contrat spécifique en première page (client, véhicule confié, période, abonnement, prestations du pack) suivi des conditions générales en 20 articles (objet et qualification juridique, état du véhicule, prestations incluses, conciergerie, accès, obligations, responsabilité, plafond d’indemnisation, assurances, tarifs, droit de rétention, durée, véhicule non réclamé, confidentialité, RGPD, litiges, force majeure). Les deux ensemble forment l’accord des parties, comme le prévoit l’article 20. La signature du client porte la mention « lu et approuvé, acceptation des clauses limitatives de responsabilité », ajoutée automatiquement avec son nom et l’horodatage.
• Numéro de série (VIN) : obligatoire dans Nouveau contrat. L’article 2 décrit le véhicule confié par sa marque et son modèle, son immatriculation et son numéro de série : « Générer le contrat » est refusé tant qu’une de ces trois mentions manque, et le message nomme celles qui manquent. Le VIN est repris de la fiche du véhicule du client et, s’il est saisi ici, recopié dessus : une seule saisie.
• Durée : la date de fin est facultative. Laissée vide, le contrat est à durée indéterminée et se reconduit tacitement, chaque partie pouvant y mettre fin avec un préavis de 30 jours (article 14) ; une date saisie fixe un terme, suivi de la même reconduction tacite. Une mention sous les deux dates rappelle le régime retenu.
• Valeur agréée (article 2) : une case, un montant et l’expertise jointe (PDF ou photo). La valeur agréée devient le plafond d’indemnisation (article 9) ; à défaut, c’est la valeur vénale au jour du sinistre qui fait foi. Elle figure au contrat et sur la fiche, où un bouton ouvre l’expertise.
• Mode de paiement (article 12) : prélèvement automatique mensuel ou virement bancaire, le 5 de chaque mois, facturation anticipée. La case Règlement en totalité annonce que le client règle toute la période en une seule facture : la fenêtre de facturation s’ouvre alors déjà sur le nombre de mois et le montant correspondants (12 mois au plus pour un contrat à durée indéterminée).
• Packs : nom, description courte, prix mensuel et contenu détaillé (une prestation par ligne, obligatoire). Le contrat reprend ces prestations dans le détail : une ligne Pack Essentiel + (ou Pack Confort +) dans le contenu d'un pack n'est pas recopiée telle quelle mais remplacée par les prestations de ce pack — le contrat Premium liste ainsi les prestations d'Essentiel, de Confort et les siennes, sans doublon. « Générer le contrat » est refusé tant que le pack du contrat n'a pas de contenu.
• Pack à contenu libre (case Contenu libre dans la fenêtre du pack — c'est le cas du pack Primo) : le pack ne fixe aucune prestation ; à chaque contrat, une zone Prestations de ce contrat apparaît sous le choix du pack et doit être remplie (une prestation par ligne, liseré rouge sinon). Ces lignes sont reprises telles quelles dans le texte du contrat, dans sa fiche et lors d'une reconduction avec le même pack.
• Prestations additionnelles : sur la fiche d'un contrat en cours, + Ajouter une prestation enregistre un service ponctuel (dépôt en atelier, révision, convoyage… : libellé, montant TTC, date, précisions) et émet aussitôt une facture de type Prestation au nom du client du contrat (TVA au taux normal incluse), rattachée au contrat. Paiement immédiat : le règlement (moyen, référence) est enregistré dans la foulée et la facture est acquittée ; Paiement différé : facture en attente avec échéance à 30 jours, à régler depuis Factures. La fiche du contrat liste les prestations avec leur état (réglée, à encaisser, paiement différé) et le numéro de facture.
• Contrats : client, véhicule, période, pack, notes. Statuts Brouillon, Envoyé, Actif. Dans Nouveau contrat, le client se saisit au clavier (prénom nom, e-mail ou téléphone) : les clients connus sont proposés, « C'est lui » le retient ; sinon « + Nouveau client » crée sa fiche avec la saisie reprise. Le véhicule confié est choisi parmi les véhicules du client ou créé via + Créer la fiche du véhicule : c'est la même fiche que pour un véhicule en vente (nom, année, kilométrage, carburant, catégorie, couleur, immatriculation, VIN, descriptif, informations générales, équipements, photos), sans prix ni publication ; elle est enregistrée dans la fiche du client (véhicules possédés), hors stock, et se modifie depuis le contrat (Modifier la fiche du véhicule, par exemple pour le kilométrage relevé à l'entrée). Si le véhicule est un jour mis en vente chez Solea, tout est repris dans sa fiche de stock. Photos : une photo principale pour identifier le véhicule d'un coup d'œil (vignette dans les listes, aperçu au survol, clic pour agrandir) et des photos d'état à l'entrée — état général et imperfections constatées à la remise des clés, prises contradictoirement ; le contrat mentionne le nombre de photos jointes au dossier. Si la fiche du véhicule a déjà des photos, elles sont reprises d'office dans le contrat (la principale comme photo principale, les autres comme photos d'état) dès que le véhicule est choisi ou créé — inutile de les rechoisir ; on peut les retirer ou en ajouter.
• Véhicules en conciergerie (sous-onglet) : la base des véhicules saisis pour la conciergerie, avec leur propriétaire, leur contrat et leur niveau — En stockage (contrat actif, vue par défaut), En attente de validation (contrat créé ou envoyé pour signature), Sortis (contrat échu ou terminé), Tous. Mettre en vente fait entrer le véhicule au stock en dépôt-vente (le propriétaire devient le déposant) et ouvre sa fiche pour compléter prix et photos ; la ligne indique ensuite « En vente chez Solea » puis « Vendu », avec un bouton vers la fiche véhicule.
• Cycle de vie : Créé (rédigé, rien de signé) → Envoyé (signé par Solea, adressé au client pour signature) → Actif (signé par les deux parties) → Arrive à échéance (actif entré dans son dernier mois : à reconduire — il compte toujours parmi les véhicules en stockage et dans le revenu mensuel) → Échu (actif dont la date de fin est passée) ou Terminé. Un pack sans contenu détaillé bloque la génération du contrat. Entre les tuiles et la liste, des pastilles filtrent les contrats par statut (Tous, En cours = Actif + Arrive à échéance, Créé, Envoyé, Actif, Arrive à échéance, Échu, Terminé, avec le nombre de chaque) ; la tuile « Véhicules en stockage » applique le filtre En cours ; la tuile « Échéances » du tableau de bord ouvre la liste déjà filtrée, et chaque barre de l'encart « Contrats par statut » ouvre la liste filtrée sur son statut.
• Signature (bouton Signer / envoyer) : les deux cadres de signature sont toujours affichés. Client présent au showroom : Solea Motors et le client signent à l'écran (doigt, stylet ou souris), Valider les signatures rend le contrat actif. Client absent : Solea signe, puis ✉ Envoyer au client pour signature envoie immédiatement l'e-mail à l'adresse de la fiche client (lien de signature personnel, sans PDF : le client reçoit son exemplaire signé dès qu'il a signé) ; si la fiche n'a pas d'adresse, une fenêtre demande le destinataire. Le client ouvre le lien, relit le contrat, signe et valide : le contrat passe « Actif » dans le CRM sans autre action, la signature est horodatée avec l'adresse IP, et un e-mail de confirmation « Votre contrat … est actif » part au client et à contact@solea-motors.fr avec, en pièce jointe, le PDF du contrat signé par les deux parties — le même document que Télécharger en PDF (en-tête avec le logo, signatures légendées, horodatage, conditions générales), également archivé avec le contrat. Pendant l'attente, la fenêtre propose de copier le lien, de renvoyer l'e-mail, de faire signer le client sur place ou d'annuler l'envoi.
• Reconduction : dans le dernier mois d'un contrat actif (Reconduire) ou sur un contrat échu, même des mois plus tard (Réactiver), un nouveau contrat est créé pour la période et le pack choisis (numéro suivant, statut Créé, à signer à nouveau) ; l'ancien contrat passe « Terminé » à son échéance. Marquer terminé n'est proposé que pour un contrat actif ou échu ; Modifier : sur un contrat en attente de validation (créé ou envoyé), tout se modifie — la fiche du véhicule aussi — et modifier un contrat déjà envoyé le ramène « Créé » (nouvel envoi) ; sur un contrat signé, seuls les photos, les conditions particulières et la fiche du véhicule restent modifiables, client, véhicule, période et pack étant figés (on reconduit pour une nouvelle période). Le contrat signé se télécharge en PDF (signatures et horodatage inclus) et, par le bouton ✉ Envoyer le contrat à côté, se renvoie au client par e-mail (message prérempli, PDF signé joint, statut inchangé, envoi inscrit dans l'historique).

12. Livre de police

Registre légal des entrées (achats / reprises) et sorties (ventes) de véhicules d'occasion. Chaque inscription est numérotée dans l'ordre et ne peut plus être modifiée une fois verrouillée.

• Copie de la pièce d’identité : la fiche de l’inscription permet de joindre la copie (photo ou PDF) et de l’ouvrir. Quand l’inscription est rattachée à une fiche client, elle reprend la pièce déjà enregistrée sur cette fiche — nature, numéro et fichier — sans double saisie ; ce qui a déjà été tapé sur l’inscription n’est jamais écrasé, le registre faisant foi sur lui-même. La copie ne bloque pas le verrouillage : une vente s’inscrit le jour même, la copie arrive ensuite. Ce qui bloque reste ce qu’exige le registre : nature et numéro de la pièce, identité et adresse. Une inscription verrouillée ne reçoit plus de fichier.
• Chaque véhicule du stock a automatiquement son entrée « Achat ». Le stock ne connaissant ni le VIN, ni le cédant, ni le prix d'achat, ces entrées sont À compléter : ouvrir la fiche, Modifier, renseigner les mentions obligatoires (véhicule, VIN, pays d'origine, identité et adresse du cédant, pièce d'identité ou SIREN, prix, mode de règlement).
• Tout se saisit au moment de la vente. La fenêtre Marquer vendu comporte un volet Inscription au livre de police : numéro de série (VIN), acquéreur (choisir un client du CRM dans la liste, ou saisir nom puis prénom ; pour un professionnel, la raison sociale et le SIRET s'ajoutent au nom du représentant), pièce d'identité, adresse (numéro, voie, code postal, ville, pays), téléphone et mode de règlement. La sortie du registre est complétée aussitôt : il n'y a pas à rouvrir le Livre de police après coup. Ces champs sont facultatifs — laissés vides, la ligne reste À compléter et se renseigne plus tard depuis le registre. Le VIN saisi là est reporté sur la fiche véhicule et sur l'entrée d'achat.
• La sortie « Vente » est créée d'elle-même quand un véhicule est marqué vendu : elle porte la date et le prix de la vente, est liée à l'entrée d'achat du véhicule et, si celui-ci a été facturé depuis le CRM, reprend l'identité et l'adresse de l'acquéreur depuis la fiche client. Sans facture, l'acquéreur reste à saisir : l'inscription est À compléter. Annuler la vente depuis la fiche véhicule retire cette sortie, tant qu'elle n'est pas verrouillée. Un véhicule en dépôt-vente n'a ni entrée ni sortie : il n'est pas acheté par Solea.
• Un bandeau ambre en tête d'écran signale les ventes non inscrites (un véhicule vendu sans ligne de sortie) et nomme les véhicules concernés ; les inscrire par Nouvelle inscription › Vente.
• Nouvelle inscription : Achat / Reprise (entrée) ou Vente (sortie, à lier à l'entrée correspondante). Choisir un véhicule du stock préremplit ses données — pour une sortie, la date et le prix de la vente ; pour une entrée, le prix d'achat.
• Le VIN, l'immatriculation et la couleur saisis ici sont reportés sur la fiche véhicule, sur l'autre ligne du même véhicule (l'entrée d'achat et la sortie de vente partagent la même identification) et inversement ; le prix d'une entrée devient le prix d'achat du véhicule, celui d'une sortie son prix de vente. Une ligne verrouillée n'est jamais modifiée.
• Identité d'un particulier : deux champs, Nom puis Prénom — l'ordre administratif d'un registre, et celui des pièces d'identité qu'on y recopie ; l'inscription s'affiche « DUPUIS Jean-Pierre » dans la liste et sur l'export PDF (ailleurs dans le CRM, clients et factures gardent « Prénom NOM »). Ils se mettent en forme tout seuls quand on quitte le champ — nom en capitales, prénom avec une majuscule à chaque partie (jean pierre devient Jean-Pierre, de la fontaine devient DE LA FONTAINE) — comme dans les fiches clients. Choisir un client existant du CRM dans la liste au-dessus remplit les deux champs et l'adresse.
• Acquéreur ou cédant professionnel : le registre exige les deux identités. Celle de la société — raison sociale, SIRET (14 chiffres, l'établissement) et adresse du siège social — et celle de la personne qui réalise la transaction : nom, prénom, nature et numéro de sa pièce d'identité, saisis dans les mêmes champs que pour un particulier, sous le titre « Personne qui réalise la transaction ». La liste et l'export PDF du registre montrent la société, puis le représentant ; la fiche de l'inscription affiche une ligne Représentant. Les inscriptions antérieures qui ne portaient que la raison sociale et un SIREN restent À compléter jusqu'à ce que ces mentions soient ajoutées.
• Adresse : cinq champs — numéro, voie, code postal, ville et pays — pour un particulier comme pour un professionnel (il s'agit alors de l'adresse du siège social). La voie et la ville se mettent en forme toutes seules (une majuscule à chaque mot, sauf les mots de liaison). En France, le code postal préremplit la ville ; il est facultatif pour les autres pays, dont certains n'en ont pas — une adresse estonienne s'inscrit « Pärnu mnt 12, Tallinn, Estonie ». Le pays se saisit librement, aucune liste ne peut bloquer la saisie : dès la deuxième lettre, les pays connus correspondants sont proposés sous le champ et se posent d'un clic, et en quittant le champ une correspondance unique est adoptée (estoni devient Estonie). Un pays absent de la liste reste tel quel. La liste et l'export PDF du registre affichent l'adresse sur une ligne, composée à partir de ces champs ; le pays n'y figure que lorsqu'il n'est pas la France.
• Téléphone (facultatif) : indicatif du pays avec son drapeau, puis le numéro. Le pays se tape directement dans son champ : cliquer dedans le vide (inutile d'effacer « France » à la main), la liste proposée se réduit à ce qui est saisi, et les premières lettres suffisent dès qu'elles ne désignent qu'un pays (est donne l'Estonie). L'indicatif s'accepte à la place du nom (372) et les accents sont sans importance (egyp trouve l'Égypte). La France (+33) est proposée d'emblée et figure en tête du menu, les autres pays suivant par ordre alphabétique. La liste couvre 91 pays ; un champ « Pays… » le filtre — taper est ou 372 sélectionne l'Estonie sans dérouler la liste, les accents n'ont pas d'importance (egy trouve l'Égypte). Le numéro est enregistré au format international (06 11 22 33 44 devient +33 6 11 22 33 44). Le bouton 📞 de la fiche appelle depuis un smartphone, ou envoie l'appel sur votre smartphone depuis un PC. Ce filtre existe partout où un numéro se saisit : fiche client, nouveau client, nouveau projet.
• Enregistrer, ou enregistrer et verrouiller : une inscription s'enregistre même incomplète — seules la date et le véhicule sont nécessaires. C'est le cas courant : le véhicule entre au stock avant que les pièces du cédant ou de l'acquéreur soient réunies. La ligne reste À compléter et porte une note qui énumère ce qui manque ; si vous écrivez vous-même une note, elle n'est jamais remplacée. Enregistrer et verrouiller (Administrateur ou Direction) exige en revanche toutes les mentions obligatoires, puisqu'il fige la ligne définitivement.
• Mode de règlement : le menu s'ouvre sur — À choisir — tant que rien n'a été retenu ; c'est une mention obligatoire pour le verrouillage, il faut l'ouvrir et choisir. Si le verrouillage est refusé, le message rouge nomme les mentions qui manquent (date, véhicule, VIN, pays d'origine, identité, pièce d'identité, raison sociale et SIRET pour un professionnel, voie, ville, pays, code postal en France, prix, mode de règlement) — inutile de relire tout le formulaire.
• Verrouiller la fiche (Administrateur ou Direction) fige l'inscription : elle passe Verrouillé. Impossible tant que les mentions obligatoires manquent.
• Verrouiller sans rouvrir la fiche (Administrateur ou Direction) : la fenêtre d'inscription propose Enregistrer et verrouiller à côté de Enregistrer, et le volet registre de Marquer vendu une case Verrouiller l'inscription au registre. Une fois les mentions saisies elles n'ont plus à être modifiées, le verrouillage se fait donc sur place. Il est confirmé avant d'être appliqué depuis la fenêtre d'inscription ; depuis Marquer vendu, si une mention manque, la ligne reste À compléter et le motif est affiché.
• Filtres par type, période et recherche libre ; Exporter le registre (PDF) pour l'impression ou un contrôle.
• La vignette photo du véhicule s'agrandit au survol et s'ouvre en visionneuse au clic.

13. Administration

Réservé au profil Administrateur.

Utilisateurs

• Lecture ou écriture, module par module : dans Accès par profil, chaque module porte deux cases — Voir ouvre l’écran en consultation, Modifier autorise à y créer, modifier et supprimer. Les deux sont liées : cocher Modifier accorde Voir, et retirer Voir retire Modifier. Sans le droit d’écrire, les boutons correspondants ne s’affichent pas, et une action tentée autrement est refusée avec un message — la base applique la même règle, elle ne se contourne pas en changeant d’écran. Exemples : un vendeur qui consulte les factures sans y toucher, un comptable qui voit le stock en lecture seule. Les mêmes deux cases figurent dans la fenêtre du profil.
• Ce qui reste possible sans le droit d’écrire sur la comptabilité : valider un projet ou facturer une proposition crée bien la facture — c’est le geste du vendeur. Ce qui est refusé, c’est de reprendre une facture existante : la modifier, la supprimer, enregistrer ou retirer un règlement, relancer, créer un lien de paiement. Un profil qui valide des reprises a en revanche besoin du droit d’écrire sur les Véhicules, puisque la reprise entre au stock.
• Un journal lisible : les lignes ne citent plus que ce qui vous parle. Les éléments purement techniques (jetons de signature, chemins de fichiers, identifiants d’annonce du site, marqueur d’envoi de la facture acquittée) n’y figurent plus du tout, et les autres portent un libellé français. Les modifications faites à la suite sur une même fiche par la même personne sont regroupées en une seule ligne (dix minutes au lieu de deux), et une ligne qui citerait plus de cinq champs en nomme cinq puis compte les autres.
• + Ajouter un collaborateur : nom, e-mail professionnel, profil, puis soit un mot de passe provisoire (bouton Générer ; à transmettre à la personne, il n'est pas envoyé automatiquement), soit une invitation par e-mail.
• La personne peut ensuite se connecter avec son compte Office 365 (même adresse e-mail) — ou avec ce mot de passe sur l'environnement de test.
• Fiche utilisateur : cliquer sur le nom d'un utilisateur ouvre sa fiche pour modifier le nom affiché, l'adresse e-mail de connexion, le profil, le statut (actif / bloqué) et, si besoin, définir un nouveau mot de passe provisoire. Signature : un cadre, sur le tampon en filigrane, où l'utilisateur signe au doigt, au stylet ou à la souris (Effacer pour recommencer) ; en second choix, ou reprendre une image (scan, photo)… charge une image de la signature — papier blanc ou gris, photo, PNG détouré, tracé clair sur fond sombre — dont le fond est retiré. À l'enregistrement de la fiche, cette signature devient celle de l'utilisateur : quand il ouvre un contrat de conciergerie à signer ou une restitution, elle est apposée automatiquement dans le cadre « Solea Motors », au-dessus du tampon (dans le contrat, ce cadre n'a plus de bouton et ne se retouche pas : la signature de l'utilisateur fait foi ; la restitution garde Effacer, qui rend le cadre signable à la main, et Apposer ma signature). Enregistrer la fiche avec un cadre vide retire la signature.
• Le profil se change aussi directement dans la liste ; Désactiver bloque la connexion sans supprimer le compte. Un administrateur ne peut pas se désactiver lui-même.

Accès par profil

La matrice indique, pour chaque profil, les modules autorisés. Chaque case s'enregistre immédiatement. La case Suppression des données client (RGPD) autorise un profil à effacer les données d'un client (bouton dans la fiche client, voir la politique RGPD) ; seuls les administrateurs l'ont par défaut.

Taux de TVA

Réservé aux administrateurs, en bas de l'écran Administration : liste des taux proposés sur les articles (libellé, taux en %), avec un taux par défaut présélectionné pour tout nouvel article. + Ajouter un taux, modification en ligne, Supprimer (mot SUPPRIMER) puis Enregistrer les taux. Modifier ou supprimer un taux ne change pas les articles déjà enregistrés : chacun garde son taux. La colonne « Utilisé par » indique combien d'articles utilisent chaque taux.

14. Paramètres

Scoring des leads

La grille qui calcule le score (sur 100) et la température de chaque lead est modifiable : seuils Chaud / Tiède, points par palier de budget, gamme du véhicule (par prix pour un véhicule du stock, par mots-clés de marque / modèle pour un véhicule hors stock), cohérence budget / véhicule (bonus / malus), horizon, source, présence d'un téléphone.

• L'aperçu en haut de page indique combien de leads seraient chauds / tièdes / froids avec la grille en cours d'édition.
• Enregistrer la grille applique le changement à tous les utilisateurs, immédiatement. Valeurs par défaut restaure la grille d'origine (à enregistrer ensuite).

Apparence (réglage personnel)

Onglet Apparence de Paramètres, ou Apparence… dans le menu de l'utilisateur (en bas du menu de gauche, accessible à tous les profils). Le réglage s'applique aussitôt, est mémorisé sur votre compte et repris sur vos autres appareils ; avant connexion, l'application garde le dernier réglage utilisé sur ce navigateur.

• Thème : Classique (crème et anthracite, titres serif, accent bleu — l'habillage d'origine), Nuit (version sombre, accent doré), Atelier (clair et moderne, menu clair, accent bleu vif, plus dense), Prestige (noir et or), Solea (la charte du site solea-motors.fr : noir, ivoire, police Jost, orange — thème par défaut tant qu'aucun autre n'est choisi), Solea clair (la même charte sur fond ivoire) et Contraste (blanc et noir, bordures marquées, police Atkinson Hyperlegible, lisibilité maximale). Les écrans et les fonctions sont identiques d'un thème à l'autre : seuls couleurs, polices et contrastes changent.
• Taille d'affichage : Compacte (90 %, plus d'informations par écran), Normale ou Grande (112 %, textes et boutons agrandis).

Catégories de véhicules

La catégorie d'un véhicule (Youngtimer, Prestige, Premium) est déduite automatiquement de son année et de son prix de vente : Youngtimer si l'année est antérieure ou égale au seuil (1994 par défaut), sinon Prestige si le prix atteint le seuil (100 000 € par défaut), sinon Premium. Les deux seuils se règlent ici ; Enregistrer et appliquer au stock recatégorise les véhicules. Une catégorie modifiée à la main dans une fiche véhicule est conservée et n'est plus recalculée (la fiche indique la catégorie automatique à titre de repère).

15. Questions fréquentes

Un lead indique « À rechercher » alors que le véhicule est en stock. La correspondance se fait sur les mots du nom (par exemple « Porsche 911 Targa 4 GTS » reconnaît « Porsche 911 (991 II) Targa 4 GTS »). Si le texte saisi est trop différent, choisissez le véhicule dans les suggestions du champ.

L'annonce du site ne reflète pas la fiche du CRM. Ouvrir la fiche et cliquer Enregistrer : la mise à jour est renvoyée au site. Si un message « l'annonce du site n'a pas été mise à jour » apparaît, il indique la cause (site injoignable, fiche supprimée côté WordPress…).

La connexion Office 365 crée un nouveau compte au lieu d'utiliser le mien. L'adresse du compte Microsoft doit être strictement identique à celle du compte CRM. Demander à un administrateur de vérifier l'adresse enregistrée.

Je ne vois pas un module. Votre profil ne l'autorise pas : voir Administration → Accès par profil.

Je ne peux pas verrouiller une entrée du livre de police. Il manque des mentions obligatoires, ou votre profil n'est ni Administrateur ni Direction.

16. À propos et historique des versions

Application développée par Thomas OFFROY pour Solea Motors.

Numérotation : les petites modifications font évoluer le numéro secondaire (V.1.1, V.1.2…) ; un ajout de fonctionnalité fait passer à la version majeure suivante (V.2). Pendant la phase de test, l'application reste en V.1. Les versions et, dans chaque version, les nouveautés sont listées de la plus récente à la plus ancienne.

• Conciergerie : fiche du contrat en onglets — Contrat, Règlement, Documents, Historique.
• Conciergerie : prélèvement automatique mensuel — le client enregistre une fois ses coordonnées (SEPA ou carte, à son choix), puis facture et prélèvement se font seuls chaque mois, facture acquittée envoyée dès l’encaissement.
• Documents remis au client : liste cochée et datée, à la livraison d’une vente comme à la restitution d’un véhicule gardienné, avec ce qui reste à fournir.
• Conciergerie : mandat d’intervention (six autorisations à cocher) et procuration, signés à l’écran et archivés en PDF.
• Livre de police : copie de la pièce d’identité jointe à l’inscription, reprise de la fiche client quand elle y est rattachée.
• Fiche client : particulier ou professionnel (raison sociale, SIRET, TVA, représentant) et pièce d’identité avec son fichier.
• Règlements : l’identifiant technique d’un paiement en ligne n’est plus affiché (il débordait sur le montant) ; les références saisies à la main sont conservées.
• Aperçu d’une facture : bouton Envoyer par e-mail ; « Copier le lien » retiré des factures acquittées.
• Journal d’activité : plus de noms techniques ni d’anglais, libellés français, modifications regroupées et listes de champs abrégées.
• Règlement saisi à la main : la facture acquittée peut être envoyée au client et/ou imprimée ; bouton Imprimer dans l’aperçu PDF.
• Le client signe ici : quand le client est au showroom, il n’y a plus à lui envoyer un e-mail pour qu’il signe. Le bouton Le client signe ici prépare le document et ouvre, dans un nouvel onglet, la page de signature elle-même — exactement celle qu’il recevrait par lien. Vous lui passez l’écran ou la tablette, il signe dans le document, et la proposition passe Acceptée comme à distance : même exemplaire archivé, même horodatage, même valeur. Le bouton disparaît une fois la proposition signée.
• Bon de commande : sur une proposition signée, le bouton Bon de commande établit le document que réclament les organismes de financement. Il reprend les lignes, le client et la signature déjà recueillie sur la proposition — rien à refaire signer. Il porte la clause de réserve de propriété, la demande de livraison anticipée en cas d’achat à crédit, le récépissé de crédit (mode de financement à cocher et établissement prêteur — les conditions du crédit n’y figurent pas, elles relèvent du client et de son prêteur) et les conditions générales de vente. Numérotation propre : BC-2026-001. Une fois établi, c’est de lui que part la facture — le bouton Transformer en facture se trouve sur son bandeau, et Facturer disparaît de la rangée d’actions. Le bon de commande est archivé et figure dans le panneau Documents.
• Proposition commerciale : tant qu’on attend la signature, le bouton Document envoyé ouvre le PDF que le client a reçu — c’est celui qu’il signera, et il ne change pas tant que la proposition n’est pas renvoyée. Une fois signée, c’est Proposition signée qui fait foi : elle contient le document envoyé et la signature.
• État des lieux : le document indique la date et l’heure d’établissement.
• Règlement en ligne : le client reçoit automatiquement sa facture acquittée par e-mail.
• Lien de paiement : il porte le reste dû, n’est payable qu’une fois, et se désactive dès que la facture est réglée autrement.
• État des lieux : la saisie est conservée quand on ferme la fenêtre et reprise à la réouverture ; plus besoin de tout recommencer.
• Factures : lien de paiement par carte bancaire joint aux e-mails de facture et de relance ; le règlement s’enregistre tout seul dès que le client a payé. Régler sur place reste possible, sans changement.
• Conciergerie : à la facturation d’un contrat, choix entre réglé sur place et lien de paiement — le client peut ainsi régler son premier mois avant de déposer son véhicule.
• État des lieux : l’état de chaque point se coche au lieu de se choisir dans un menu — plus rapide au doigt, et recliquer la case décoche.
• Conciergerie : état des lieux du véhicule, à l’entrée et à la sortie — grille de 17 points, défauts photographiés, signature du client sur l’écran, PDF archivé et envoyé au client.
• Conciergerie : un contrat peut être suspendu quand le client reprend son véhicule, puis repris au redépôt ; le mois entamé reste dû, les mois sans véhicule ne sont pas facturés.
• Conciergerie : « Voir le contrat » ouvre le PDF dans un nouvel onglet, au lieu de la fenêtre de signature, dès que le contrat est signé.
• Contrat signé : la ligne « Signé électroniquement… » ne déborde plus sur la mention « lu et approuvé » du client ; chaque signataire a sa colonne.
• Conciergerie : la suspension du contrat suit la règle du retour anticipé — le mois commencé est dû, le contrat n’est pas résilié et la facturation reprend au redépôt du véhicule.
• Contrat de conciergerie : le tampon de la concession ne recouvre plus les dernières lignes du contrat quand la signature de l’utilisateur n’est pas enregistrée sur son profil.
• Conciergerie : le retour anticipé du véhicule est écrit au contrat (article 14) et rappelé en première page avant les signatures : le mois commencé est dû en totalité, sans prorata, et les sommes déjà réglées ne sont pas remboursées.
• Conciergerie : la version anglaise des conditions générales dit désormais la meme chose que la française, qui est le seul document officiel ; les six versions sont alignées article par article.
• Conciergerie : un numéro de série saisi sur la fiche du véhicule du client atteint ses contrats, qui ne refusent plus de se générer faute de ce numéro.
• Conciergerie : le contrat peut être établi en six langues (français, anglais, allemand, espagnol, italien, russe) ; le client signe dans la sienne, la version française fait foi et reste téléchargeable.
• Conciergerie : le contrat reprend le document de référence de Solea (contrat spécifique puis 20 articles de conditions générales), exige le numéro de série, accepte une durée indéterminée, porte la valeur agréée et son expertise, le mode de paiement et le règlement en totalité.
• Page d’acceptation : les deux façons de signer — tracer, ou déposer une image — sont proposées sous le cadre de signature, et non plus en bas de page.
• Articles : la liste occupe toute la largeur ; le formulaire de saisie n’est plus un panneau permanent à côté d’elle mais une fenêtre, ouverte par « + Nouvel article » et par « Modifier ».
• Page d’acceptation : le client peut déposer une image de sa signature (photo ou scan, HEIC compris) au lieu de la tracer ; elle est détourée et posée dans le cadre du document.
• Proposition commerciale, PDF : la consigne du cadre « Bon pour accord » n’empiète plus sur le cadre de signature et dit ce qui est ajouté automatiquement (nom, date et heure).
• Page d’acceptation : la barre de validation (nom, « Bon pour accord », bouton) reste collée en bas de l’écran pendant tout le défilement ; un repère indique où en est la signature et y ramène d’un clic.
• Proposition commerciale : le PDF se termine par les conditions générales de vente (treize articles, extraits du Code de la consommation, clause de réserve de propriété) — le client les a sous les yeux au moment de signer.
• Montants : plus aucun arrondi à l’euro à l’écran — un prix de 2,76 € s’affichait « 3 € » et le total TTC d’une proposition perdait ses centimes. Les centimes sont montrés dès qu’il y en a, et tus sur un montant entier.
• Catalogue : la catégorie Taxe ne dégage aucune marge (une taxe est collectée, pas vendue) — ni montant ni taux, « sans objet (taxe) » dans la fiche de l’article.
• Proposition commerciale : une ligne sans TVA affiche « TTC » au lieu de « TTC · TVA 0 % incluse ».
• Proposition commerciale : chaque ligne se modifie (bouton ✎) — libellé, prix unitaire et quantité — sans avoir à la retirer puis la recréer.
• Nouvelle proposition commerciale : le client se choisit en tapant les premières lettres de son nom ; le champ se vide au clic et le nom complet revient si rien n’est tapé.
• Proposition commerciale : les lignes Taxe d’acheminement (2,76 €) et Frais d’acheminement (11 €) sont posées d’office sur toute nouvelle proposition, et se retirent comme n’importe quelle ligne ; elles viennent du catalogue (codes TA et FA, catégorie Taxe), dont le prix fait foi.
• Nouvelle proposition commerciale : la liste ne propose plus que les véhicules en stock — ni vendus, ni restitués.
• Proposition commerciale : le véhicule se change après coup (bouton « ✎ Changer le véhicule » sur la fiche) tant que la proposition n’est pas signée — annonce du stock ou véhicule libre, le prix et le régime de TVA suivent.
• Proposition commerciale : « Créer la proposition » ne répondait plus dès qu’un numéro calculé retombait sur un numéro déjà attribué (l’ancien compte partait du nombre de propositions) ; le numéro suit désormais le plus grand DEV-AAAA-nnn existant, et un échec d’enregistrement est signalé au lieu d’être ignoré. Même correction sur la création depuis un projet et sur la duplication.
• Nouvelle proposition commerciale : la liste des annonces Solea Motors est triée par intitulé (accents et casse ignorés).
• Proposition commerciale : la remise commerciale se saisit au choix en pourcentage ou en montant (« Ajouter une ligne » › Remise commerciale › En pourcentage / En montant) ; libellé « Remise commerciale SOLEA » par défaut, une seule remise par proposition, un montant supérieur au total HT est ramené au total.
• Marquer vendu : la fenêtre demande les mentions du livre de police (VIN, acquéreur, pièce d'identité, adresse, mode de règlement) et complète la sortie du registre dans la foulée.
• Livre de police : l'identité d'un particulier se saisit en deux champs, Nom puis Prénom (ordre administratif du registre), mis en forme automatiquement — nom en capitales, prénom en initiales ; l'inscription s'affiche « DUPUIS Jean-Pierre ».
• Packs de services : les boutons Modifier et Supprimer sont centrés et alignés au bas de chaque tuile, quel que soit le nombre de prestations du pack.
• Compteur des projets non consultés : les projets classés indésirables n'y entrent plus (la pastille sur « Projets en cours » désignait un démarchage, absent de la liste).
• Indicatif téléphonique : un seul champ où l'on tape le pays, la liste se réduisant à la frappe (le menu déroulant et le champ de filtre sont supprimés).
• Champ « Pays… » du téléphone réparé (il n'acceptait aucune saisie) ; le pays de l'adresse propose les pays connus à la frappe, et les listes des pays d'adresse et des indicatifs couvrent les mêmes pays.
• Livre de police : une inscription s'enregistre même incomplète (date et véhicule suffisent, une note rappelle ce qui manque) ; seul Enregistrer et verrouiller exige toutes les mentions obligatoires.
• Livre de police : téléphone du tiers avec indicatif international et drapeau ; le menu des indicatifs passe à 91 pays et se filtre en tapant les premières lettres ou l'indicatif.
• Livre de police : l'adresse du tiers se saisit en champs séparés (numéro, voie, code postal, ville, pays) ; le code postal est facultatif hors de France et le pays se saisit librement — une adresse étrangère ne bloque plus l'inscription.
• Livre de police : un acquéreur professionnel porte les mentions de la société (raison sociale, SIRET, adresse du siège) et celles de la personne qui réalise la transaction (nom, prénom, pièce d'identité) — les deux sont obligatoires au registre.
• Livre de police : l'inscription se verrouille sur place — bouton Enregistrer et verrouiller de la fenêtre d'inscription, case Verrouiller l'inscription au registre dans Marquer vendu (Administrateur ou Direction).
• Livre de police : une inscription refusée nomme les mentions qui manquent ; le menu Mode de règlement s'ouvre sur « — À choisir — » (il affichait « Virement » sans que rien ne soit retenu) ; le VIN, l'immatriculation et la couleur saisis sur une ligne sont repris sur l'autre ligne du même véhicule.
• Livre de police : inscription des ventes. Marquer un véhicule vendu crée sa ligne de sortie (date, prix, lien vers l'entrée d'achat, acquéreur repris de la facture quand il y en a une) ; annuler la vente la retire tant qu'elle n'est pas verrouillée. Les ventes antérieures ont été inscrites en fin de registre, à compléter. Un bandeau signale toute vente non inscrite.
• Marquer vendu : le bouton affiche « Préparation de l'aperçu… » et n'accepte le clic qu'une fois la photo au bandeau VENDU composée ; si elle échoue, un premier clic avertit, un second confirme la vente sans bandeau.
• Notification de nouveau projet ou de proposition signée : le clic ouvre la fiche dans l’application au lieu d’afficher le code du service worker (l’adresse était calculée à partir de sw.js).
• Tableau de bord : les projets marqués indésirables sont exclus de tous les compteurs (projets en cours, qualification, pipeline, scoring, pertes), comme dans la liste Projet.
• Marquer vendu : la photo au bandeau VENDU est composée au format 16/9 du site, le véhicule gardé dans le cadre — le bandeau reste entier même si la photo d'origine est au format portrait.
• Publication d'une annonce : bouton inerte pendant l'envoi (« Envoi en cours… ») pour ne pas créer deux annonces, et avertissement quand la fiche a plus de 20 photos — le site n'en accepte pas davantage.
• Fiche véhicule : champ « Accroche de l'annonce » (phrase d'attaque du site, reprise par Google), proposé par la rédaction automatique et poussé sur l'annonce.
• Articles : bouton « + Nouvel article » en tête d'écran.
• Fiche véhicule : plus d'aperçu au survol sur la grande photo (le clic ouvre la visionneuse).
• Véhicules : les compteurs du bandeau (en stock, non publiés, brouillons, vendus) correspondent exactement aux onglets et aux filtres.
• Fiche véhicule : la couleur se saisit dans les informations générales, à un seul endroit.
• Affiche de vente : mise en page des fiches du showroom (bandeau photo, intitulé en capitales, caractéristiques sur trois colonnes, équipements, prix TTC en pied de page) sur fond noir.
• Affiche de vente : bouton « ✉ Envoyer par e-mail » dans l'aperçu (destinataire libre, message prérempli, fiche A4 en pièce jointe).
• Descriptif de l'annonce justifié à gauche et à droite dans le CRM, sur l'affiche de vente et sur le site.
• Rafraîchir la page rouvre la fiche affichée (véhicule, facture, contrat de conciergerie) : l'adresse la mémorise.
• Fiche véhicule : carte grise, contrôle technique et factures d'entretien sur une même ligne dans l'onglet Photos et documents.
• Projets : détection du démarchage reçu par le formulaire du site (filtre « Indésirables », aucune notification), marquage manuel depuis la fiche, et suppression définitive d'un projet réservée à l'administrateur (mot-clé SUPPRIMER).
• Fiche véhicule : bouton « Affiche de vente » qui produit une page A4 en PDF (photo principale, intitulé, prix, caractéristiques, descriptif, équipements, coordonnées) — à imprimer ou à envoyer au client.
• Conciergerie : une prestation additionnelle est reportée par défaut sur la prochaine facture du contrat (ligne séparée sur la facture et son PDF) quand il reste des mois à facturer ; sinon elle est facturée et réglée immédiatement. Le paiement différé a été retiré.
• Fiche projet : la conversation du chatbot est conservée et consultable message par message (bloc repliable) ; la note de suivi sous le score est proposée en français courant selon le score et reste modifiable.
• Factures : la liste s'ouvre sur le secteur de l'utilisateur connecté (Ventes, Conciergerie, ou tous les secteurs pour l'Administration et la Direction), avec des pastilles pour basculer, et un champ de recherche par mot-clé (numéro, client, véhicule, libellé, montant). Nouveau profil d'accès « Conciergerie », mêmes droits que Vendeur.
• Conciergerie : statut « À facturer » (ambre) quinze jours avant la fin de la période réglée, avec alerte sur la fiche du contrat et comptage dans la tuile du tableau de bord ; le mois non couvert et non facturé reste « Actif · non réglé » (rouge).
• E-mails : l'adresse de Solea Motors n'apparaît qu'une fois (pied de page) et la signature est celle de l'utilisateur qui envoie — son nom et son téléphone portable, saisi dans sa fiche utilisateur et mis au format international (06 11 22 33 44 devient +33 6 11 22 33 44).
• Conciergerie : statut « Actif · non réglé » pour un contrat actif dont le mois en cours n'est pas encaissé (filtre dédié, tuile « Mois non réglés » du tableau de bord, alerte sur la fiche du contrat avec le bouton qui convient).
• Conciergerie : la validation d'un contrat facture le mois en cours (facture « Conciergerie » au tarif mensuel, réglée d'office — moyen de règlement demandé) et l'envoie au client avec le PDF en pièce jointe ; la fiche du contrat liste les mois facturés et propose « Facturer et envoyer le mois de … » quand le mois en cours ne l'est pas encore (contrat signé à distance).
• Fiche client : la saisie en cours (e-mail, nom, téléphone, adresse, notes) n'est plus écrasée par la mise à jour temps réel — plus de caractères perdus quand on marque une pause puis qu'on reprend la frappe.
• Une proposition signée par le client est classée « Acceptée » : elle disparaît du filtre « En cours » et de la tuile « Propositions en cours ».
• Envoi d'une proposition commerciale : e-mail sans pièce jointe, avec le seul lien vers le document en ligne (lecture, téléchargement, signature) ; le PDF signé n'est joint que lorsqu'on renvoie une proposition déjà acceptée.
• Notifications : une proposition signée en ligne par le client prévient le CRM (bandeau, son, notification push, entrée dans la liste des notifications, clic = ouverture de la proposition) ; les saisies manuelles (projet, client, véhicule) n'envoient plus de notification — seuls les leads du site (formulaire, chatbot) sont annoncés.
• Page d'acceptation des propositions : le document est affiché tel quel (pages du PDF) et le client signe directement dans son cadre « Bon pour accord » — plus de cadre de signature séparé ; zone agrandie sur petit écran ; une proposition déjà acceptée affiche l'exemplaire signé.
• TVA non applicable (régime de la marge, reprise, lignes TTC) : propositions et factures sans montants HT ni lignes de TVA — colonnes Désignation / Quantité / Montant TTC et total TTC seulement, sur le PDF comme dans les fiches.
• Propositions commerciales : filtre « En cours » (brouillons et envoyées) par défaut ; le client signataire reçoit son exemplaire signé (PDF), consultable depuis la fiche.
• Conciergerie — prestations additionnelles : « + Ajouter une prestation » sur un contrat en cours facture un service ponctuel (paiement immédiat ou différé) ; liste des prestations sur la fiche du contrat, badge « Prestation » dans Factures.
• Signature électronique des propositions commerciales : lien d'acceptation en ligne dans l'e-mail (page accepter.html), proposition passée Acceptée à la signature, signature conservée et reportée sur le PDF, confirmations par e-mail.
• Vente réglée : la fiche de la facture propose les documents de cession — certificat de cession prérempli (rubriques du Cerfa 15776), attestation de vente et procès-verbal de livraison, liens vers le certificat de non-gage (ANTS / HistoVec) et le Cerfa officiel, rappel des pièces à remettre.
• Fiche véhicule, onglet Photos et documents : à côté de la carte grise, zone « Contrôle technique » (photo ou PDF, remplaçable) et zone « Factures » (une ou plusieurs factures d'entretien, avec date d'ajout, consultables par lien privé et retirables une à une).
• Proposition commerciale, ajout d'une ligne : le prix saisi est toujours TTC, sans TVA (ligne personnalisée, article créé à la volée, ou article du catalogue repris à son prix TTC).
• Fiche véhicule : la ligne « Boîte » est un menu déroulant (Manuelle, Automatique, Automatique à double embrayage, Séquentielle / robotisée, CVT, Réducteur électrique). Rédaction automatique du descriptif : plus de mention d'essai.
• Conciergerie : pack à contenu libre (case « Contenu libre » du pack ; pack Primo) — les prestations sont saisies obligatoirement sur chaque contrat (une par ligne), reprises dans le contrat, sa fiche et sa reconduction.
• Proposition commerciale : « Envoyer au client » envoie immédiatement l'e-mail (PDF joint) à l'adresse de la fiche client ; la fenêtre de saisie ne s'ouvre que si le client n'a pas d'adresse.
• « Devis » devient « Proposition commerciale » dans toute l'application (menu, écrans, boutons, tuiles, fenêtres d'envoi, PDF et e-mails) ; les numéros DEV-… et les adresses des écrans sont inchangés.
• Fiche devis : les lignes d'articles affichent leur montant TTC (TVA incluse) ; le détail HT / TVA reste dans les totaux et sur le PDF.
• Devis : « Envoyer au client » envoie réellement le devis par e-mail (fenêtre préremplie, PDF joint — validité 30 jours, cadre « Bon pour accord »), passe le devis « Envoyé » et peut être répété (« Renvoyer au client ») ; bouton « Aperçu » du PDF.
• Fiche client, véhicules possédés : le contrat de conciergerie est signalé par une pastille colorée (En stockage, Contrat à signer, Arrive à échéance, Échu…) aux couleurs de Conciergerie, cliquable vers la fiche du contrat.
• E-mail de relance d'une facture : les règlements déjà reçus sont détaillés (date, moyen, référence, montant), avec le total réglé et le solde restant.
• Fiche projet : le bouton « Vendu » (vente sans facture) est retiré — parcours unique : Valider le projet → facture → règlement → véhicule vendu et projet gagné ; « Marquer vendu » reste dans Véhicules pour les cas exceptionnels.
• Cohérence des compteurs : les tuiles du tableau de bord ouvrent la liste filtrée sur ce qu'elles comptent (Projets en cours, Devis en cours → devis envoyés, CA facturé → factures acquittées) ; dans Factures, les quatre tuiles sont cliquables et filtrent la liste (acquittées, en attente, en retard, reprises).
• Fiche client, véhicules possédés : un véhicule sous contrat de conciergerie n'apparaît plus deux fois (la fiche du véhicule porte l'état du contrat ; seuls les contrats sans fiche sont listés à part).
• Projet clos (validé, gagné, reprise réglée) ou perdu : fiche en lecture seule — plus de Créer un devis, Marquer comme contacté, Vendu, Valider ni reprise modifiable, champs figés ; un rappel indique pourquoi, « Suivi » et les liens restent accessibles.
• Projets : filtre « En cours » par défaut (ni clos ni perdus), distinct de « Tous » (tous les projets, clos et perdus compris) ; source et température filtrent les projets en cours. Tableau de bord : tuile « Projets en cours » (ex-« Leads actifs ») = exactement ces projets, clic → liste filtrée ; le camembert du pipeline garde toutes les étapes avec son propre total.
• Factures : ventes sur devis et factures directes (projet validé sans devis) distinguées — badge « Vente · devis » ou « Facture directe », colonne Origine, ligne Origine de la fiche ; le PDF d'une facture directe détaille le véhicule et son régime de TVA.
• Liste des projets : un projet validé (facture de vente émise) ou gagné (Client) quitte la liste « Tous » et se retrouve sous « Clos », comme une reprise réglée.
• Projet d'achat : bouton « Valider le projet » sous la photo du véhicule — prix de vente convenu demandé, projet passé en Validé (nouvelle étape du pipeline, entre Contacté et Client), facture de vente émise sans devis (TVA du véhicule, reprise du client déduite, véhicule réservé) ; le projet passe Client au règlement de la facture. Correction : le statut Perdu était refusé par la base (contrainte), il est désormais accepté.
• Fiche véhicule réorganisée et commune (stock, véhicule de client, reprise) : en-tête marque et modèle / année / kilométrage / carburant / catégorie / prix de vente TTC (valeur de reprise pour un véhicule issu d'une reprise) avec la photo principale en vignette, descriptif de l'annonce, puis onglets Informations générales, Équipements et options, Identification et registre, Photos et documents, Historique. La reprise d'un projet s'ouvre dans cette même fiche (descriptif, informations, équipements et catégorie enregistrés sur la reprise et repris au stock à la validation).
• Liste des projets : un projet saisi à la main dans le CRM n'est plus signalé comme « non consulté » (ni notification, ni ligne surlignée) ; le surlignage des leads du site non consultés suit le thème d'interface.
• Facture de reprise réglée au client (règlement saisi, ou compensation sur sa facture de vente) : e-mail de confirmation envoyé automatiquement au client avec le détail des règlements (date, moyen, référence, montant) et la facture de reprise acquittée jointe ; ligne dans l'historique du projet.
• Projet de reprise seule : le bouton « Créer un devis » laisse place à « Valider la reprise », une seule fois, sous la photo du véhicule, avec « Refuser la reprise » juste en dessous, sans « Marquer comme contacté » (la carte de la reprise garde Modifier et Supprimer) ; une fois validée, la colonne du véhicule affiche la valeur de reprise convenue (la valeur souhaitée reste dans l'historique) et le projet est clos (statut Client) dès que la facture de reprise est réglée au client : il quitte la liste « Tous » et reste consultable sous le filtre « Clos », qui regroupe tous les projets gagnés.
• Valeur de reprise : saisie directement sur la carte de la reprise (fiche projet, enregistrée en quittant le champ) en plus des formulaires Nouveau projet et Reprise (champ vide par défaut) ; la validation demande la valeur convenue (préremplie) et la refuse vide — elle devient le prix d'achat du véhicule et le montant de la facture de reprise ; une reprise validée sans facture propose « Fixer la valeur et émettre la facture ».
• Facture de reprise : la validation d'une reprise émet une facture « RPR-AAAA-nnn » de type Reprise (montant à régler au client, TVA non applicable — achat à un particulier), visible dans Factures (badge Reprise, tuile « Reprises à régler », règlements au client) et depuis la fiche projet (« Voir la facture »). Achat + reprise : la valeur de reprise est déduite de la facture de vente (ligne « Reprise de votre véhicule » et « Net à payer » sur le PDF) et la facture de reprise est soldée par compensation, que la reprise soit validée avant ou après la facturation du devis.
• Projets : type affiché (Achat, Reprise, Achat + reprise) dans la liste et la fiche ; pour une reprise seule, le budget déclaré, la gamme et la cohérence budget / véhicule ne sont ni demandés ni notés (score sur horizon, source et coordonnées). Liens directs vers Articles et Livre de police rétablis après rechargement.
• Projet de reprise seule : la fiche projet s'élargit comme pour une vente et affiche le véhicule repris (photos de la reprise, statut, valeur souhaitée) ; la liste des projets indique « Reprise : véhicule ».
• Fiche véhicule : la ligne « Extérieur » des informations générales devient « Couleur » et reflète le champ Couleur de la fiche (comme Énergie et Kilométrage) ; la couleur est reprise dans la reprise d'un projet. Nouveau projet : le budget déclaré est vide par défaut.
• Reprise : liste des véhicules connus du client (fiche client) pour préremplir la reprise, dans Nouveau projet (client reconnu) comme dans la fiche projet ; une reprise n'exige plus d'achat.
• Adresses uniformisées à la sortie du champ et en base : majuscule à chaque mot, mots de liaison en minuscules (« Rue de Paradis », « Boulevard de la Liberté », « Saint-Laurent-du-Var »). Code postal : la ville proposée correspond toujours au dernier code saisi.
• Nouveau client : une adresse e-mail déjà utilisée par une autre fiche est signalée par un message (une adresse = une seule fiche ; « C'est lui / elle » reprend la fiche existante) ; plusieurs clients peuvent n'avoir aucune adresse.
• RGPD : politique de protection des données (Aide › Politique RGPD, section 17 du manuel) ; droit à l'effacement d'un client réservé aux profils cochés « Suppression des données client (RGPD) » dans Administration — e-mail de confirmation au client, fiche anonymisée, projets et véhicules supprimés, documents conservés, journal.

• Page de signature du client (lien reçu par e-mail) : les deux cadres de signature sont alignés (libellés sur une ligne, consigne déplacée sous le cadre).
• Cadre « Solea Motors » d'un contrat ou d'une restitution : une fois la signature de l'utilisateur apposée, on ne peut plus tracer par-dessus (cadre figé, curseur normal) ; dans la restitution, « Effacer » le rend à nouveau signable à la main.
• Fiche du contrat de conciergerie : téléphone et e-mail du client rappelés sous son nom, avec le bouton 📞 (appel direct sur téléphone, relais vers le smartphone depuis un PC) et ✉ (nouveau message).
• Conciergerie : la tuile « Véhicules en stockage » ouvre la liste des contrats en cours (nouveau filtre « En cours » = Actif + Arrive à échéance, aux côtés des statuts).
• Administration › fiche utilisateur : la signature se trace directement dans un cadre (doigt, stylet ou souris), sur le tampon en filigrane ; « Effacer » la retire, une image (scan, photo) reste possible en second choix. Une fois enregistrée, elle s'appose automatiquement dans les cadres « Solea Motors » des contrats et restitutions de cet utilisateur.
• Fiche du véhicule d'un contrat de conciergerie : si la fiche n'a pas de photos, celles du contrat (principale et état) y sont affichées et reprises sur la fiche à l'enregistrement. Signature scannée : le fond est détecté localement (papier gris, photo mal éclairée, ombre), plus seulement le blanc pur.
• Véhicule de client modifié depuis un contrat (intitulé, immatriculation) : ses contrats de conciergerie reprennent aussitôt le nouvel intitulé dans les listes et les fiches.
• Contrat de conciergerie : les photos de la fiche du véhicule du client sont reprises d'office (photo principale, puis les autres en photos d'état) dès que le véhicule est choisi ou créé depuis le contrat, et à la modification d'un contrat qui n'en a pas ; la liste des contrats et celle des véhicules en conciergerie affichent la photo de la fiche (aperçu au survol) même si le contrat n'en a pas en propre.
• Fiche véhicule (stock et véhicule de client) : les champs « Informations générales » acceptent les espaces en cours de saisie (un espace tapé en fin de mot disparaissait aussitôt) ; les valeurs sont nettoyées à l'enregistrement.
• Navigation : la flèche Retour du navigateur (et Suivant) revient à l'écran précédent du CRM — écran, fiche ouverte, onglet — au lieu de quitter l'application ; chaque changement d'écran est une entrée de l'historique du navigateur.
• Tableau de bord Conciergerie : un clic sur une barre de « Contrats par statut » ouvre la liste des contrats filtrée sur ce statut (Créé, Envoyé, Actif, Arrive à échéance, Échu, Terminé) ; « Voir les contrats » ouvre la liste complète.
• Administration › fiche utilisateur : signature scannée (image sur fond blanc, nettoyée et recadrée automatiquement). Elle s'appose d'elle-même, au-dessus du tampon en filigrane, dans le cadre « Solea Motors » des contrats de conciergerie et des restitutions ouverts par cet utilisateur ; « Effacer » permet de signer à la main, « Apposer ma signature » la remet.
• Contrat de conciergerie : les prestations sont listées dans le détail — une ligne « Pack Essentiel + » ou « Pack Confort + » dans le contenu d'un pack est remplacée par les prestations de ce pack (Premium liste ainsi celles de Confort et d'Essentiel), sans doublon ; la fiche du contrat affiche la même liste.
• Envoi d'un contrat de conciergerie pour signature : l'e-mail ne joint plus de PDF (lien de signature seulement) — le client reçoit automatiquement son exemplaire signé par les deux parties dès qu'il a signé.
• Conciergerie : statut « Arrive à échéance » (orange) pour un contrat actif entré dans son dernier mois, afin d'anticiper la reconduction ; il reste compté dans les véhicules en stockage et le revenu mensuel. Liste des contrats : filtre par statut (Tous, Créé, Envoyé, Actif, Arrive à échéance, Échu, Terminé) entre les tuiles et la liste ; le tableau de bord le reprend.
• Contrat de conciergerie signé : bouton « ✉ Envoyer le contrat », à côté de Télécharger en PDF, pour renvoyer au client son exemplaire signé par les deux parties (fenêtre e-mail préremplie, statut inchangé). À la signature à distance, l'e-mail de confirmation « Votre contrat … est actif » joint désormais le contrat signé par les deux parties, exactement le PDF de « Télécharger en PDF » (en-tête avec le logo, signatures, horodatage, conditions générales), archivé avec le contrat.
• Véhicules en conciergerie : un clic sur une ligne ouvre la fiche du contrat du véhicule, quel que soit son niveau ; en attente de validation, le contrat s'y modifie.
• Contrat de conciergerie signé (actif, échu, terminé) : « Modifier » reste possible — photos (principale et état), conditions particulières et fiche du véhicule se modifient ; client, véhicule, période et pack sont figés (reconduire pour une nouvelle période).
• Rafraîchissement (F5) sur le tableau de bord : l'écran revient sur le tableau de bord affiché (négoce ou conciergerie) ; seule l'ouverture de l'application repart des tuiles d'accueil.
• Fiche contrat de conciergerie (clic sur une ligne) présentée comme une fiche projet : en tête, sous le nom du client et la période, son téléphone (bouton 📞 : appel ou relais vers le smartphone) et son e-mail (bouton ✉) ; colonne de droite avec la photo principale (visionneuse), le niveau, le véhicule et ses caractéristiques, les actions (signer / suivre / voir, reconduire, modifier, fiche du véhicule) ; à gauche client, période, pack et prestations, signature, photos d'état à l'entrée, historique.
• Tableau de bord Conciergerie remanié : véhicules en stockage, contrats en attente de validation, échéances sous 30 jours, revenu mensuel récurrent ; contrats par statut, échéances à venir (échus et fin sous 60 jours) — plus de devis, CA ni pipeline de projet sur cette activité.
• Nouveau projet, client connu : l'adresse postale est reprise même pour une ancienne fiche client où elle n'était saisie qu'en une ligne (numéro, rue, code postal et ville sont déduits).
• Véhicule « Réservé » : la facturation d'un véhicule du stock ne le marque plus vendu — il passe Réservé (pastille bleue — un clic ouvre la facture —, ruban RÉSERVÉ bleu sur l'aperçu de la photo au survol, reste dans En stock ; l'annonce du site n'est pas modifiée) et devient Vendu de lui-même quand la facture est acquittée (bandeau VENDU, prix retiré, onglet Vendus). « Annuler la réservation » remet le véhicule disponible ; « Marquer vendu » reste possible pour une vente réglée hors facture.
• Fiche projet : le bouton « Contacté » reste cliquable après le premier contact — chaque clic ajoute une ligne « Client recontacté (2ᵉ contact) » au journal et le bouton affiche la date du dernier contact et le nombre de contacts.
• Signatures : chaque signature enregistrée porte désormais sa légende horodatée — « Pour Solea Motors — signataire — Signé le JJ/MM/AAAA HH:MM » côté concession, « Lu et approuvé — client — Signé le … » côté client (contrat sur place ou à distance, rapport de restitution, PDF).
• Nouveau contrat : le véhicule confié se crée (ou se modifie) dans la même fiche qu'un véhicule en vente — caractéristiques, catégorie, descriptif, informations générales, équipements, photos — enregistrée dans la fiche du client, hors stock. S'il est un jour mis en vente chez Solea, toutes ces informations et photos sont reprises dans sa fiche de stock.
• Conciergerie : niveau « En attente de validation » (contrat créé ou envoyé) ; un contrat en attente se modifie (Modifier), y compris l'année, le kilométrage et la couleur du véhicule du client ; modifier un contrat déjà envoyé le ramène « Créé » (nouvel envoi nécessaire).
• Tampon de la concession en filigrane dans chaque cadre de signature Solea Motors (contrat de conciergerie, page de signature du client, rapport de restitution, PDF) : apposé automatiquement sous la signature.
• Clients connus proposés (Nouveau projet, Nouveau client, Nouveau contrat) : le bouton s'accorde au prénom — « C'est elle » / « C'est lui », « Ce n'est pas elle » / « Ce n'est pas lui ».
• Contrat de conciergerie : photos — une photo principale (identification du véhicule, vignette dans les listes avec aperçu au survol et visionneuse) et des photos d'état à l'entrée (état général, imperfections), ajoutées à la création ou à la modification du contrat ; leur nombre est mentionné dans le contrat.
• Conciergerie › Véhicules en conciergerie : niveaux En stockage (contrat actif, affiché par défaut), En attente de contrat (créé ou envoyé), Sortis (échu ou terminé), Tous — un contrat seulement créé ne fait plus apparaître le véhicule comme « en conciergerie ».
• Conciergerie — signature des contrats : un contrat est créé « Créé » (bleu). Dans la fenêtre du contrat, les deux cadres de signature sont toujours présents : client présent → les deux signent à l'écran et le contrat devient « Actif » (vert) ; sinon Solea signe, puis « Envoyer au client pour signature » adresse immédiatement par e-mail le contrat (PDF joint) et un lien personnel : le client relit, signe et valide sur la page reçue, le contrat passe « Envoyé » (jaune) puis « Actif » de lui-même. Un contrat actif dont la fin est passée apparaît « Échu » (rouge) ; « Reconduire » (dernier mois d'un contrat actif) ou « Réactiver » (contrat échu) crée un nouveau contrat pour la période et le pack souhaités. L'option DocuSign est retirée.
• Conciergerie : le numéro d'un nouveau contrat suit le dernier numéro existant (un doublon de numéro faisait échouer la création en silence) ; une erreur d'enregistrement est désormais signalée. Les packs gardent un ordre fixe (du moins cher au plus cher : Essentiel, Confort, Premium), même après modification.
• Fenêtres Nouveau contrat, Pack de services, Règlement et E-mail : en plus du message, les champs obligatoires manquants ou invalides prennent un liseré rouge, qui disparaît dès la correction.
• Conciergerie : chaque pack de services a un contenu détaillé obligatoire (une prestation par ligne, affiché sur sa carte) ; le contrat généré liste ces prestations, et la génération est refusée tant que le contenu du pack n'est pas renseigné.
• Contrat de conciergerie : une date de fin saisie avec l'année sur deux chiffres (010127) est bien lue en 2027 (elle était comprise comme 1927 et signalée antérieure au début).
• Conciergerie : sous-onglet « Véhicules en conciergerie » — les véhicules confiés sont rattachés à la fiche de leur propriétaire (véhicules possédés), hors stock ; « Mettre en vente » fait entrer le véhicule au stock en dépôt-vente (propriétaire = déposant) et ouvre sa fiche. Nouveau contrat : client saisi au clavier avec proposition des clients connus (« C'est lui »), véhicule choisi parmi ceux du client ou créé à la volée ; l'adresse mémorise le sous-onglet.
• Conciergerie : « + Nouveau client » dans la fenêtre Nouveau contrat (le client créé est sélectionné, le contrat reste ouvert). Fiche Nouveau client : les clients déjà connus sont proposés dès la saisie du nom, de l'e-mail ou du téléphone — « C'est lui » reprend la fiche existante au lieu de créer un doublon (contrat, dépôt-vente, duplication de devis, Clients).
• Factures : « Relancer » envoie un vrai e-mail de rappel au client (texte proposé, modifiable, facture PDF jointe, date de relance enregistrée) et « ✉ Envoyer » adresse la facture au client. Envoi par Brevo depuis contact@solea-motors.fr — Administration › Envoi d'e-mails (expéditeur, e-mail de test) ; chaque envoi est inscrit dans l'historique de la facture.
• Véhicules : le bouton Supprimer n'est proposé qu'aux profils Administrateur et Direction. Fiche véhicule : le bouton « + Ajouter des photos » n'est plus rogné par la rangée de photos additionnelles. Factures : la colonne « Devis lié » affiche bien le numéro du devis d'origine.
• Factures : règlement en plusieurs fois — bouton « Enregistrer un règlement » (montant, moyen de paiement, date et heure, référence) ; la fiche affiche réglé / reste à payer et la liste des règlements ; la facture passe « Acquittée » d'elle-même quand le total est réglé. Bouton « Aperçu » : facture au format PDF (en-tête Solea, client, lignes du devis, TVA, règlements reçus, mention Facture acquittée), à ouvrir ou télécharger.
• Rechargement de la page (F5) : l'écran « Chargement… » reste affiché jusqu'à ce que l'écran en cours soit prêt ; l'accueil n'apparaît plus furtivement avant lui.

• Véhicules : le bouton « Synchroniser avec le site » et la synchronisation automatique de 12 h et 18 h sont retirés — le CRM est la seule source des annonces, chaque modification de fiche est envoyée au site en temps réel.
• Fiche véhicule : bouton « ✨ Rédiger le descriptif » — un descriptif d'annonce est rédigé automatiquement à partir des données de la fiche (nom, année, kilométrage, énergie, couleur, informations, équipements), à relire et modifier avant d'enregistrer ; l'ancien texte reste récupérable.
• Administration : profils d'accès libres — création d'un profil avec ses modules cochés, modification du nom, de la description et des droits, suppression d'un profil sans utilisateur ; Administrateur reste le profil de référence. Historique des versions replié (4 lignes par version, « Voir plus »).
• Profil « Marketing » retiré (inutilisé) ; restent Administrateur, Vendeur et Direction.
• Administration › Site internet (administrateur) : case « Lien avec le site internet » et adresse du site. Décochée, le CRM est autonome : synchronisation, publication, liens d'annonce, états Publié / Brouillon / Non publié et envois vers le site disparaissent.
• Calendrier : mois dans une liste et année saisie directement, en plus des flèches. Nouveau véhicule : année, kilométrage et prix vides, carburant à choisir, catégorie automatique par défaut.
• Photos plus rapides : envoi de quatre photos à la fois vers le stockage, fiche mise à jour aussitôt, envoi vers le site en arrière-plan (trois photos à la fois côté site) au lieu d'attendre chaque étape.
• Calendrier sur tous les champs de date (naissance du client, contrats, livre de police, date de vente, date d'immatriculation) en plus de la saisie au clavier ; la date de vente se saisit désormais en JJ/MM/AAAA.
• Dates : toutes les dates saisies au clavier (naissance, contrats, livre de police, immatriculation) acceptent jj/mm/aaaa, jj-mm-aaaa, jj.mm.aaaa ou jjmmaaaa et sont remises au format JJ/MM/AAAA ; la date d'immatriculation accepte aussi mm/aaaa.
• Champs numériques (prix, kilométrage, année…) : plus de flèches haut/bas ; seuls les chiffres (et la virgule pour les décimales) sont acceptés, la molette ne modifie plus la valeur.
• Fiche véhicule : Informations générales à intitulés fixes (boîte, moteur, énergie, puissance, kilométrage, extérieur, intérieur, date d'immatriculation, propriétaires — kilométrage et énergie repris de la fiche ; aucune autre mention, le dépôt-vente n'apparaît jamais sur l'annonce) et Équipements / options en pastilles par catégorie (seules les pastilles cochées sont affichées, « + » ouvre la catégorie ; les intitulés repris du site sont reconnus et cochés automatiquement ; catalogue partagé complété à la volée avec sa catégorie ; équipements propres au véhicule conservés). Repris des annonces du site par la synchronisation quand ils sont vides, poussés sur l'annonce à la publication et à chaque enregistrement ; chaque annonce publiée depuis le CRM porte l'accroche standard.
• Véhicules : filtre d'état sur le site dans l'onglet En stock — Tous (défaut), Publiés, Brouillons, Non publiés — à côté de la recherche ; les onglets En stock / Vendus / Restitués séparent déjà le stock du reste.
• Véhicules : catégorie Prestige en violet (Premium garde la couleur d'accent, Youngtimer l'ambre) pour rester lisible dans tous les thèmes.
• Véhicules : chaque véhicule du stock porte une pastille « En stock » (vert) suivie de son état sur le site — « Publié » (vert), « Brouillon » (ambre) ou « Non publié » (rouge).

• Fiche projet : les boutons Vendu, Créer un devis (une ligne) et Contacté (en dessous) sont placés sous la photo du véhicule du stock ; « Suivi » reste sous les informations.
• Nouveau projet : dès la saisie du nom (ou de l'e-mail, du téléphone), les clients déjà connus sont proposés ; « C'est lui » rattache le projet au client existant et reprend ses coordonnées, sans créer de doublon.
• Nouveau projet : adresse postale en champs séparés (numéro, rue, code postal avec commune présélectionnée, ville, pays), comme la fiche client.
• Pipeline de projet en trois étapes : Nouveau (lead capté, pas encore contacté), Contacté (client joint = projet qualifié), Client ; le taux de qualification est la part des projets contactés ou clients. Le score Chaud / Tiède / Froid reste une température, indépendante de l'étape.
• Score de qualification : badge Chaud en vert, Tiède en ambre, Froid en rouge (même code couleur que le détail par critère), dans la liste des projets, la fiche et les compteurs.
• Fiche projet : une fois le prospect contacté, le bouton indique la date et l'heure du contact (« ✓ Contacté le JJ/MM/AAAA HH:MM »).
• Détail de la qualification : barres colorées selon le score du critère — vert au maximum, ambre à mi-chemin, rouge quand il est faible ou négatif.
• Boutons différenciés : « Vendu » et « Marquer vendu » en turquoise (distinct du vert « en ligne »), « Créer un devis » dans la couleur d'accent, « Marquer comme contacté » en ambre (contour vert une fois fait), « Supprimer » et « Perdu » seuls en rouge.
• Confort smartphone et tablette : champs de saisie à 16 px (plus de zoom automatique sur iPhone), champs d'au moins 44 px de haut, fenêtres limitées à l'écran avec défilement interne, tous les tableaux glissables au doigt, contenu en pleine largeur sur tablette en paysage.
• Tableau de bord : encart central entre le pipeline et l'activité récente — Véhicules vendus (négoce : total, mois, année, ventes de l'année) ou Contrats en cours (conciergerie : nombre, revenu mensuel, échéances sous 30 jours, terminés).
• Écran d'accueil : quatre tuiles dans l'esprit de l'accueil du site — Négoce et Conciergerie ouvrent le tableau de bord de l'activité (projets de cette seule activité), Comptabilité et Livre de police ouvrent leur module ; le logo ramène à l'accueil.

• Devis : la duplication demande pour qui créer la copie — le même client ou un autre (existant, ou créé à la volée). Suppression d'un devis confirmée par le mot SUPPRIMER.
• Fiche véhicule sur deux colonnes en pleine largeur sur écran large (caractéristiques et descriptif | photos, carte grise, historique) ; disposition en une colonne conservée sur smartphone.
• TVA récupérable ou non par véhicule (case dans la fiche) : récupérable → devis en HT + TVA apparente ; non récupérable (TVA sur marge) → prix TTC direct sans TVA sur le véhicule, mention art. 297 A du CGI. Régime modifiable dans le devis ; changer la case de la fiche met à jour les devis en brouillon du véhicule.
• Devis : « Ajouter une ligne » propose une remise commerciale en pourcentage (libellé libre, appliquée sur le total HT, retirable d'une croix) et la création d'un nouvel article à la volée (ajouté au catalogue puis au devis).
• Devis : le prix du véhicule (fiche, site, budget du client) est TTC ; le devis le reprend en HT au taux de TVA choisi, le TTC du devis retrouve le prix affiché. Changer le taux recalcule le HT sans toucher au TTC.
• Fiche projet : objet de la demande (achat, dépôt-vente, conciergerie…), origine (chatbot, formulaire), interlocuteur, langue et délai affichés ; message du formulaire de contact traduit en français, affiché sur la fiche et au survol dans la liste ; formulaire relié au CRM.
• Fiche véhicule : champ Descriptif de l'annonce, repris du site par la synchronisation (texte de la fiche, une ligne vide entre les paragraphes), modifiable dans le CRM et poussé sur l'annonce à l'enregistrement ; pour un véhicule créé dans le CRM, il part avec la fiche à la publication.
• Rédaction automatique : le bouton « ✨ Rédiger le descriptif » (fiche existante ou en cours de création) envoie les données de la fiche — nom, année, kilométrage, énergie, couleur, informations générales, équipements — à un rédacteur automatique qui propose un texte de 3 à 4 paragraphes dans le ton des annonces Solea, sans rien inventer et sans mention de prix, garantie ou financement (la phrase standard s'en charge). Le texte remplace le descriptif de la fiche : relisez-le, modifiez-le, puis enregistrez ; « Rétablir l'ancien » revient au texte précédent. Plus la fiche est renseignée (équipements cochés surtout), meilleur est le résultat.
• Fiche véhicule : sous le descriptif, Informations générales avec les mêmes intitulés pour toutes les annonces — Boîte, Moteur, Énergie, Puissance, Kilométrage, Extérieur, Intérieur, Date d'immatriculation, Nombre de propriétaires (kilométrage et énergie sont repris de la fiche ; aucune autre mention n'est envoyée sur l'annonce — le dépôt-vente, par exemple, reste une case à cocher et une pastille dans le CRM) — et Équipements et options en pastilles classées par catégorie (Confort, Multimédia, Aides à la conduite, Extérieur, Châssis et performance, Intérieur, Historique et dossier). Chaque catégorie ne montre que ses équipements cochés ; le « + » en fin de ligne ouvre la liste complète de la catégorie, un clic coche ou retire l'équipement. Les intitulés repris des annonces du site sont reconnus automatiquement (« BOSE® Surround Sound System » coche Système audio premium, « Caméra de recul et radars » coche Caméra de recul et Aide au stationnement…) et restent tels quels sur l'annonce. Un équipement absent s'ajoute en bas avec sa catégorie (existante ou nouvelle) : il rejoint le catalogue commun à tous les véhicules ; sans catégorie, il n'est ajouté qu'à ce véhicule. Les équipements propres à un véhicule (repris du site) apparaissent dans « Spécifiques à ce véhicule ». La synchronisation les reprend des annonces du site tant qu'ils sont vides dans le CRM ; ensuite le CRM fait référence : ils sont poussés sur l'annonce à la publication et à chaque enregistrement, puis traduits automatiquement en six langues par le site. Chaque annonce publiée depuis le CRM porte l'accroche standard sous le prix (véhicule contrôlé, historique, garantie douze mois, livraison, financement).
• L'onglet actif est mémorisé dans l'adresse (encart Véhicules du tableau de bord, onglets de Véhicules, onglets de Paramètres) : un rafraîchissement ou un lien copié rouvre le même onglet.
• Tableau de bord : encart Véhicules (En stock / Vendus / Restitués, derniers véhicules, clic vers la fiche). Historique de chaque écran replié par défaut : une barre avec le nombre d'actions et la date de la dernière, un clic l'ouvre. Logo centré dans le menu.
• Thèmes d'interface : sept habillages (Classique, Nuit, Atelier, Prestige, Solea, Solea clair, Contraste) et trois tailles d'affichage, choisis dans Paramètres › Apparence ou le menu utilisateur, mémorisés par utilisateur ; Solea est le thème par défaut.
• Bandeau VENDU en orange Solea (#FF6326, la couleur du site) sur les photos des véhicules vendus, dans le CRM et sur le site ; les photos déjà marquées ont été refaites. Les badges VENDU du CRM (liste, fiche projet, tableau de bord) sont du même orange, quel que soit le thème.
• Tableau de bord : pipeline de projet affiché en camembert (parts et légende cliquables, total au centre).
• Tableau de bord : la date affichée sous le titre est celle du jour (elle était figée au 17 août 2026, héritage de la maquette).
• Noms des clients mis en forme automatiquement : prénom avec majuscule initiale sur chaque partie et tiret entre les prénoms composés (« Jean-Pierre », « marie claire » devient « Marie-Claire »), nom de famille en majuscules — appliquée dès que vous quittez le champ (fiche client, nouveau client, nom du projet : premier mot = prénom, la suite = nom ; taper « Marie-Claire Dupont » avec le tiret), ainsi qu'en base pour les clients venus du chatbot.
• Fiche projet élargie avec la photo principale et les informations du véhicule du stock sélectionné ; client déposant d'un dépôt-vente : bouton « + Nouveau client » qui ouvre la fiche de création complète et sélectionne le client créé.
• Vues Véhicules et Livre de police en pleine largeur.
• Dépôt-vente : case dans la fiche véhicule (client déposant), publication automatique, pas d'entrée au livre de police ; « Récupéré par le client » avec signature sur écran et rapport PDF archivé, onglet Restitués ; bouton « Vendu » dans la fiche projet. Menu : Projet placé sous Données.
• Photos depuis un smartphone (iPhone compris) fiables ; croix de suppression sur la photo principale ; flèches ‹ › pour classer les photos additionnelles et ★ pour en promouvoir une en photo principale, ordre repris sur le site.
• Fiche véhicule modifiée dans le CRM → annonce du site mise à jour aussitôt (titre, année, kilométrage, carburant, prix, photo principale et galerie ; fiche anglaise comprise) pour un véhicule déjà publié.
• Reprise : le refus demande un motif (conservé sur la fiche projet) ; bouton Supprimer (mot-clé SUPPRIMER) tant que la reprise n'est pas entrée au stock. Le chatbot du site propose la reprise lors d'un achat (marque, modèle, finition, année, km, couleur, valeur souhaitée, photos) et la rattache au projet créé.
• Site en 6 langues : le contenu des fiches (accroche, descriptif, informations, équipements) est traduit automatiquement (DeepL) après chaque synchronisation ; le chatbot répond dans la langue choisie sur le site.
• Prix de vente d'un véhicule vendu (fenêtre « Marquer vendu », repris de la facture, modifiable dans la fiche) ; le prix affiché reste dans le CRM et disparaît de l'annonce du site (remis si la vente est annulée). Fiche anglaise du site traitée avec la française.
• Onglets « En stock » et « Vendus » dans Véhicules, avec compteurs ; recherche et tri s'appliquent à l'onglet affiché.
• Fiche véhicule : lien d'annonce cliquable, bouton « Publier sur le site » intégré ; la case « Annonce en ligne » est retirée (état piloté par la synchronisation et la publication).
• Passage automatique en VENDU dès qu'une facture est établie pour un véhicule du stock.
• Véhicule vendu : bouton « Marquer vendu » (date de vente, bandeau VENDU incrusté sur la photo principale ; l'annonce du site reste dans « véhicules en stock »), badge VENDU dans le CRM, « Annuler la vente » remet la photo d'origine.
• TVA sur les devis et factures : lignes HT avec leur taux, total HT, remise, TVA par taux, total TTC ; factures avec HT, TVA et TTC.
• Articles : prix d'achat HT, prix de vente HT, marge en € et en %, prix TTC ; taux de TVA par article, gérés par les administrateurs (Administration › Taux de TVA).
• Codes articles : chaque article a un code unique (ART-0001… automatique, ou saisi), affiché dans le catalogue et le choix des articles sur les devis.
• Bouton ✉ à côté de l'e-mail (fiche client, fiche projet) : ouvre un nouveau message dans l'application de courrier.
• Installation en application proposée depuis n'importe quel navigateur (écran de connexion, bandeau, menu utilisateur ; marche à suivre sur iPhone).
• Encart Historique en bas de chaque écran (replié par défaut, un clic sur la barre l'ouvre) (actions du module affiché) ; historique de la fiche client dans un encart dédié.
• Fiche client en lecture seule à l'ouverture ; bouton ✎ Modifier pour éditer tous les champs, chaque changement étant horodaté dans l'historique.
• Affichage sur smartphone : les champs (téléphone, adresse, en-tête de fiche) se replient pour rester dans la largeur de l'écran.
• Véhicules possédés par un client : ajout depuis la fiche client ou dès sa création, hors stock.
• Journal d'activité : chaque création, modification ou suppression est horodatée avec son auteur ; « Activité récente (journal des dernières actions : qui a fait quoi, quand ; un clic ouvre la fiche concernée) » du tableau de bord et bloc Historique sur chaque fiche.
• Nom de famille des clients toujours en majuscules ; véhicule saisi dans le CRM sans fiche sur le site affiché « En stock » (vert) et « Non publié » (rouge).
• Notifications push (écran verrouillé, application fermée) pour les nouveaux leads et les appels relayés : activation depuis le menu utilisateur.
• Notification de nouveau lead fiable pour tous les utilisateurs connectés, quelle que soit l'origine (manuel, formulaire, chatbot).
• Adresse postale en champs séparés (n°, rue, code postal, ville, pays) avec présélection de la ville d'après le code postal.
• Prénom et nom d'un client modifiables depuis sa fiche.
• Relais d'appel : 📞 depuis un PC envoie l'appel au CRM ouvert sur le smartphone de l'utilisateur, qui n'a plus qu'à toucher « Appeler ».
• Téléphone des clients : indicatif pays (drapeau + code), numéro au format international, bouton d'appel direct (📞) sur la fiche client et la fiche projet.
• Carte grise sur la fiche véhicule (photo ou PDF, stockage privé, ouverture par lien sécurisé).
• Photos : tous les formats acceptés, fichiers HEIC (iPhone) convertis en JPEG automatiquement.
• Temps réel : toute modification faite depuis un autre poste ou un téléphone apparaît immédiatement, sans rafraîchir la page.
• Photos redimensionnées avant envoi (1 600 px, JPEG) : envoi rapide et stockage limité ; échecs signalés.
• Publication sur le site désactivable : bouton grisé avec message « Phase de test, bouton inopérant » pendant la validation du CRM par l'équipe.
• Véhicule d'intérêt d'un projet : saisie libre (marque, modèle) ou liste déroulante du stock classée par ordre alphabétique, avec la photo principale au survol.
• Toutes les dates affichées au format JJ/MM/AAAA (JJ/MM/AAAA HH:MM pour le journal de suivi, la synchronisation et le verrouillage du registre) ; date de naissance normalisée à la saisie.
• Environnement de test avec base de données isolée (branche Supabase) : les essais sur test-- n'affectent plus la production ; site vitrine en lecture seule depuis le test.
• Historique des versions affiché dans Aide › À propos.
• Écran affiché mémorisé dans l'adresse : un rafraîchissement ou un lien copié rouvre la même vue et la même fiche.
• Connexion en production par Office 365 uniquement ; e-mail et mot de passe uniquement sur l'environnement de test.
• Fiche utilisateur modifiable depuis Administration (nom, e-mail, profil, statut, mot de passe provisoire).
• Visionneuse de photos, manuel d'utilisation intégré.
• Livre de police alimenté automatiquement depuis le stock, données partagées avec la fiche véhicule.
• Stock synchronisé avec le site (12 h et 18 h), références SM-xxxx, photos, publication d'annonces (brouillon ou en ligne), recherche et tri.
• Scoring des leads paramétrable ; véhicule d'intérêt libre (stock ou à rechercher).
• Notifications de nouveaux leads avec badge des non consultés ; module Qualification fusionné dans Projet.
• Création des utilisateurs depuis le CRM et connexion Office 365.

• Première version de référence : gestion des leads, devis, factures, clients, stock, conciergerie, livre de police, administration.

17. Politique de protection des données (RGPD)

Cette politique décrit comment le CRM Solea Motors traite les données personnelles des clients et prospects, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Responsable du traitement

Solea Motors, 1840 Route des Pugets, 06700 Saint-Laurent-du-Var — contact@solea-motors.fr. Les demandes relatives aux données personnelles sont traitées par la direction.

Données traitées et finalités

• Identité et coordonnées (civilité, prénom, nom, e-mail, téléphone, adresse postale, date de naissance) : gestion de la relation commerciale, devis, facturation, contrats de conciergerie, livre de police (obligation légale pour les véhicules d'occasion).
• Projets d'achat (véhicule recherché, budget, horizon, source du contact, messages échangés via le site ou le chatbot, véhicule proposé en reprise et ses photos) : suivi commercial et qualification des demandes.
• Véhicules du client (marque, modèle, immatriculation, kilométrage, photos, carte grise) : contrats de conciergerie, reprises, dépôt-vente.
• Documents (devis, factures, contrats et rapports signés électroniquement, règlements) : exécution du contrat et obligations comptables.
• Journal d'activité (qui a créé ou modifié quelle fiche, quand) : traçabilité interne et sécurité.

Bases légales

Exécution du contrat ou de mesures précontractuelles (devis, vente, conciergerie), obligations légales (facturation, livre de police, conservation comptable) et intérêt légitime de Solea Motors à suivre ses contacts commerciaux. Les messages envoyés depuis le site ou le chatbot sont traités sur la base du consentement donné lors de l'envoi.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux seuls collaborateurs de Solea Motors selon leur profil d'accès (voir Administration). Elles sont hébergées et traitées par des prestataires agissant sur instruction de Solea Motors : Supabase (base de données et stockage des documents, région Union européenne — Paris), Netlify (hébergement de l'application), Microsoft (connexion Office 365), Brevo (envoi des e-mails), DeepL (traduction des messages et annonces), Anthropic (assistant du site internet, pour les échanges avec le chatbot uniquement) et l'hébergeur du site solea-motors.fr. Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers à des fins commerciales.

Durées de conservation

• Prospects sans suite : 3 ans après le dernier contact.
• Clients : pendant la relation commerciale, puis 5 ans (prescription contractuelle).
• Devis, factures, contrats et pièces comptables : 10 ans (obligation comptable) ; livre de police : durée légale.
• Journal d'activité : 12 mois glissants.

Droits des personnes

Toute personne peut demander l'accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation ou l'opposition au traitement, et la portabilité, en écrivant à contact@solea-motors.fr ou par courrier à l'adresse ci-dessus, accompagné d'un justificatif d'identité si nécessaire. Solea Motors répond dans un délai d'un mois. Une réclamation peut être adressée à la CNIL (www.cnil.fr).

Droit à l'effacement dans le CRM

L'effacement des données d'un client est une action réservée aux profils autorisés par un administrateur (Administration › Accès par profil › case Suppression des données client (RGPD)). Depuis la fiche client, le bouton Supprimer les données (RGPD) (confirmation par le mot SUPPRIMER) :

• envoie au client un e-mail de confirmation de la suppression (à l'adresse enregistrée) ;
• efface l'identité, les coordonnées, la date de naissance et les notes de la fiche, qui devient « Client SUPPRIMÉ (RGPD) » ;
• supprime ses projets, reprises et véhicules déclarés ;
• conserve les devis, factures et contrats, rattachés à la fiche anonymisée, pendant la durée légale ;
• inscrit l'opération, son auteur et sa date au journal d'activité.

Les fiches effacées n'apparaissent plus dans les listes ni dans les sélections de client.

Sécurité

Accès par compte nominatif (Office 365 en production), profils d'accès par module, chiffrement des échanges (HTTPS), documents sensibles (cartes grises, contrats signés) dans un stockage privé accessible uniquement par lien signé temporaire, journal des actions. Les identifiants techniques sont conservés dans un coffre chiffré, jamais dans l'application.