CRM Solea Motors — Manuel d'utilisation

1. Se connecter

L'application est accessible à l'adresse crm.solea-motors.fr. En production, la connexion se fait uniquement avec un compte Office 365 : bouton « Se connecter avec un compte Office 365 ». L'adresse e-mail du compte Microsoft doit être la même que celle enregistrée sur votre fiche utilisateur dans le CRM.

La connexion par e-mail et mot de passe n'est proposée que sur l'environnement de test (adresse commençant par test--), pour essayer différents comptes ; les mots de passe provisoires sont remis par un administrateur (voir Administration).

Pour se déconnecter : menu en bas de la barre latérale (votre nom) → Se déconnecter.

2. Navigation et profils d'accès

La barre latérale donne accès aux modules : Tableau de bord, Projet, Devis, Factures, Données (Clients, Véhicules, Articles), Conciergerie, Livre de police, Administration, Paramètres, Aide. Sur mobile, le menu s'ouvre par le bouton en haut à gauche.

L'adresse de la page reflète l'écran affiché (par exemple …/#projet ou …/#devis/…) : un rafraîchissement (F5) rouvre le même écran, et l'adresse peut être copiée pour partager un lien direct vers une fiche.

Chaque utilisateur a un profil qui détermine les modules visibles :

Les droits exacts de chaque profil se règlent dans Administration → Accès par profil.

3. Tableau de bord

Vue d'ensemble de l'activité : leads actifs, taux de qualification, devis en cours, chiffre d'affaires facturé, pipeline de projet (répartition par étape) et activité récente.

• Cliquer sur la tuile Leads actifs ou sur une étape du pipeline ouvre la liste Projet, filtrée.
• L'activité récente est cliquable : elle ouvre le devis, le lead ou la facture concerné.
• Personnaliser ma vue permet de masquer les tuiles ou sections inutiles pour vous.
• Un badge rouge sur « Leads actifs » indique le nombre de leads non encore consultés (voir Notifications).

4. Projet (leads)

Le module Projet suit chaque prospect de la prise de contact à la vente. Les leads arrivent automatiquement du site (formulaire, chatbot) ou sont saisis à la main (+ Ajouter un projet).

Liste

• Filtres : Tous, Formulaire, Chatbot (source) ; Chaud, Tiède, Froid (température calculée par le scoring).
• Les leads non encore consultés apparaissent sur fond ambre clair ; ouvrir la fiche les marque comme consultés.
• Chaque ligne indique le score sur 100 et sa température.

Fiche du lead

• Véhicule d'intérêt : saisie libre avec suggestions du stock. Un badge indique En stock : … quand le texte correspond à un véhicule du stock (même écrit différemment), ou À rechercher pour un modèle à trouver pour le client.
• Source, budget, horizon d'achat, coordonnées : modifiables directement.
• Score et détail : chaque critère de la grille de scoring apparaît avec ses points (un malus s'affiche en rouge). La recommandation proposée peut être réécrite.
• Créer un devis : ouvre un devis prérempli (prix du véhicule s'il est en stock, sinon budget déclaré du client).
• Marquer comme contacté et Suivi : journal horodaté des actions.

5. Notifications de nouveaux leads

Dès qu'un lead arrive du site, l'application ouverte affiche un bandeau en haut à droite, joue un son et envoie une notification Windows/macOS (si vous avez accepté les notifications du navigateur à la première demande).

• Cliquer sur le bandeau ou sur la notification ouvre la fiche du lead dans Projet.
• Le badge rouge du tableau de bord compte les leads non consultés ; un clic dessus ouvre la liste Projet avec ces leads surlignés.
• Le titre de l'onglet du navigateur affiche aussi le nombre de leads en attente.

6. Devis

Un devis se crée depuis un lead (Créer un devis) ou depuis le module Devis (+ Nouveau devis, avec possibilité de créer le client au passage).

• Contenu : client, véhicule, prix de base, lignes d'options ou d'articles (+ Ajouter une ligne d'article, choisis dans le catalogue Articles), remise en %.
• Statuts : Brouillon → Envoyé (Envoyer au client) → Accepté ou Refusé (avec motif, utile pour le suivi de la concurrence).
• Facturer transforme un devis accepté en facture. Dupliquer repart d'un devis existant. Télécharger en PDF génère le document.

7. Factures

Les factures proviennent des devis facturés. Statuts : En attente, En retard (échéance dépassée), Payée. Le détail d'une facture permet de la Relancer (la date de dernière relance est conservée) et de la marquer payée.

8. Clients

Fiche de chaque contact : coordonnées, date de naissance, adresse, notes libres (préférences, historique). Un numéro client est attribué automatiquement. Le badge Client apparaît dès qu'une facture existe, sinon Prospect.

Un client se crée depuis Clients (+ Nouveau client), depuis un devis, ou automatiquement à l'arrivée d'un lead.

9. Véhicules (stock)

Le stock reflète les véhicules du site solea-motors.fr. Chaque véhicule porte une référence unique (SM-0001, SM-0002…) qui permet de distinguer deux modèles identiques.

Synchronisation avec le site

• Automatique à 12 h et 18 h chaque jour, et à la demande par Synchroniser avec le site. La date et le résultat de la dernière synchronisation s'affichent sous le titre.
• Seules les fiches du site marquées « En stock » sont reprises ; l'intitulé du CRM est exactement le titre de la fiche, avec ses photos, son prix, son kilométrage et son carburant.
• Un véhicule vendu sur le site reste dans le CRM, marqué Vendu · hors vitrine. Un véhicule ajouté sur le site apparaît dans le CRM à la synchro suivante, avec son entrée au livre de police.

Liste

• Recherche : nom, référence, couleur, immatriculation, VIN, année, carburant, catégorie, km, prix. Plusieurs mots se cumulent.
• Tri par clic sur les en-têtes (Véhicule, Année, Km, Carburant, Catégorie, Prix) ; ordre alphabétique par défaut.
• Photos : survoler la vignette l'agrandit ; cliquer ouvre la visionneuse (flèches ‹ ›, touches ← →, Échap pour fermer, miniatures cliquables).
• Colonne d'actions : ● En ligne (ouvre l'annonce), ◐ Brouillon sur le site (ouvre l'écran WordPress pour mettre en ligne), Publier sur le site pour un véhicule jamais publié, Supprimer.

Fiche véhicule

Cliquer sur une ligne ouvre la fiche : nom, année, kilométrage, carburant, catégorie, prix, lien de l'annonce, photos (principale et additionnelles), et la section Identification et registre : couleur, immatriculation, VIN, prix d'achat. Ces informations sont partagées avec le livre de police : saisies ici ou sur l'entrée du registre, elles sont reportées automatiquement.

Publier sur le site

Pour un véhicule saisi dans le CRM : Publier sur le site ouvre une fenêtre avec le titre de l'annonce (par défaut le nom du véhicule), marque, modèle, année, km, prix. La case Publier en brouillon (cochée par défaut) crée la fiche sur WordPress sans la rendre visible ; vous la mettez en ligne depuis l'administration du site. Décochée, l'annonce est publiée immédiatement. Les photos sont envoyées avec la fiche.

10. Articles

Catalogue des options et prestations (nom, description, prix, catégorie) réutilisables dans les lignes de devis. Gestion depuis Données → Articles ou depuis un devis (Gérer les articles).

11. Conciergerie

• Packs : prestations de gardiennage (nom, description, prix mensuel).
• Contrats : client, véhicule, immatriculation, période, pack, notes. Statuts Brouillon, Envoyé, Actif.
• Signature du contrat : manuscrite à l'écran (dépositaire et déposant) ou électronique via DocuSign. Le contrat signé se télécharge en PDF.

12. Livre de police

Registre légal des entrées (achats / reprises) et sorties (ventes) de véhicules d'occasion. Chaque inscription est numérotée dans l'ordre et ne peut plus être modifiée une fois verrouillée.

• Chaque véhicule du stock a automatiquement son entrée « Achat ». Le stock ne connaissant ni le VIN, ni le cédant, ni le prix d'achat, ces entrées sont À compléter : ouvrir la fiche, Modifier, renseigner les mentions obligatoires (véhicule, VIN, pays d'origine, identité et adresse du cédant, pièce d'identité ou SIREN, prix, mode de règlement).
• Nouvelle inscription : Achat / Reprise (entrée) ou Vente (sortie, à lier à l'entrée correspondante). Choisir un véhicule du stock préremplit ses données.
• Le VIN, l'immatriculation, la couleur et le prix d'achat saisis ici sont reportés sur la fiche véhicule, et inversement.
• Verrouiller la fiche (Administrateur ou Direction) fige l'inscription : elle passe Verrouillé. Impossible tant que les mentions obligatoires manquent.
• Filtres par type, période et recherche libre ; Exporter le registre (PDF) pour l'impression ou un contrôle.
• La vignette photo du véhicule s'agrandit au survol et s'ouvre en visionneuse au clic.

13. Administration

Réservé au profil Administrateur.

Utilisateurs

• + Ajouter un collaborateur : nom, e-mail professionnel, profil, puis soit un mot de passe provisoire (bouton Générer ; à transmettre à la personne, il n'est pas envoyé automatiquement), soit une invitation par e-mail.
• La personne peut ensuite se connecter avec son compte Office 365 (même adresse e-mail) — ou avec ce mot de passe sur l'environnement de test.
• Fiche utilisateur : cliquer sur le nom d'un utilisateur ouvre sa fiche pour modifier le nom affiché, l'adresse e-mail de connexion, le profil, le statut (actif / bloqué) et, si besoin, définir un nouveau mot de passe provisoire.
• Le profil se change aussi directement dans la liste ; Désactiver bloque la connexion sans supprimer le compte. Un administrateur ne peut pas se désactiver lui-même.

Accès par profil

La matrice indique, pour chaque profil, les modules autorisés. Chaque case s'enregistre immédiatement.

14. Paramètres

Scoring des leads

La grille qui calcule le score (sur 100) et la température de chaque lead est modifiable : seuils Chaud / Tiède, points par palier de budget, gamme du véhicule (par prix pour un véhicule du stock, par mots-clés de marque / modèle pour un véhicule hors stock), cohérence budget / véhicule (bonus / malus), horizon, source, présence d'un téléphone.

• L'aperçu en haut de page indique combien de leads seraient chauds / tièdes / froids avec la grille en cours d'édition.
• Enregistrer la grille applique le changement à tous les utilisateurs, immédiatement. Valeurs par défaut restaure la grille d'origine (à enregistrer ensuite).

15. Questions fréquentes

Un lead indique « À rechercher » alors que le véhicule est en stock. La correspondance se fait sur les mots du nom (par exemple « Porsche 911 Targa 4 GTS » reconnaît « Porsche 911 (991 II) Targa 4 GTS »). Si le texte saisi est trop différent, choisissez le véhicule dans les suggestions du champ.

Un véhicule du site n'apparaît pas dans le CRM. Vérifier sur le site que sa fiche est bien au statut « En stock » (et non « Vendu » ou sans statut), puis lancer Synchroniser avec le site.

La connexion Office 365 crée un nouveau compte au lieu d'utiliser le mien. L'adresse du compte Microsoft doit être strictement identique à celle du compte CRM. Demander à un administrateur de vérifier l'adresse enregistrée.

Je ne vois pas un module. Votre profil ne l'autorise pas : voir Administration → Accès par profil.

Je ne peux pas verrouiller une entrée du livre de police. Il manque des mentions obligatoires, ou votre profil n'est ni Administrateur ni Direction.

16. À propos et historique des versions

Application développée par Thomas OFFROY pour Solea Motors.

Numérotation : les petites modifications font évoluer le numéro secondaire (V.1.1, V.1.2…) ; un ajout de fonctionnalité fait passer à la version majeure suivante (V.2).

• Première version de référence : gestion des leads, devis, factures, clients, stock, conciergerie, livre de police, administration.
• Création des utilisateurs depuis le CRM et connexion Office 365.
• Notifications de nouveaux leads avec badge des non consultés ; module Qualification fusionné dans Projet.
• Scoring des leads paramétrable ; véhicule d'intérêt libre (stock ou à rechercher).
• Stock synchronisé avec le site (12 h et 18 h), références SM-xxxx, photos, publication d'annonces (brouillon ou en ligne), recherche et tri.
• Livre de police alimenté automatiquement depuis le stock, données partagées avec la fiche véhicule.
• Visionneuse de photos, manuel d'utilisation intégré.
• Fiche utilisateur modifiable depuis Administration (nom, e-mail, profil, statut, mot de passe provisoire).
• Connexion en production par Office 365 uniquement ; e-mail et mot de passe conservés sur l'environnement de test.
• Écran affiché mémorisé dans l'adresse : un rafraîchissement ou un lien copié rouvre la même vue et la même fiche.
• Historique des versions affiché dans Aide › À propos.